本日は、面倒を減らしたい！というお客様に耳寄りな情報です。
国全体でテレワークを推奨していますが・・・
書類に検印を押す為、書類を提出する為に会社に出社しなければいけない・・・
そんな声を少なからず聞きます。
電子化もなかなか進められない・・・という中で、
DocuWorksというソフトをご存知ですか？
富士ゼロックス様が販売しているソフトです。
このソフトを使えば 実際に紙を手に取る感覚で、PC上のデータを編集できてしまいます！
作成する資料によっては、PDFのデータ、Wordのデータ、Excelのデータなど、色々な拡張子の
データをまとめる必要が出てくるケースってありますよね？
そういった場合、いちいち各データを紙でプリントして順番に揃えて整える作業が必要になります。
更に、書類のどれかに誤りがあればもっと大変です。
間違ったデータを修正して、またプリントしなおして揃えなおす必要がでてきてしまいます。
ですが、
DocuWorksを使えば、PC上ではできなかった
「紙に出して整える」と同じようなことがPC上でできるのです！
データなので修正だってお手の物、誤字でも脱字でもなんなら差替えだってお手軽です。
DocuWorksを使えば紙に出す頻度も減りますから、手間に加えてコストだって減らせます。
以前より働き方改革というワードを何度も聞いてましたが
まさに改革が問われている状況だと思われます。
実際、かく言う私自身も使うまでその良さが分からなかったのは事実です。
インストールしたものの正直、使用するまで本当に便利なのかわかりませんでした。
しかし実際に使ってみると、こんなに便利だったのか…と
改めて、正に実感しました。
私は、設計の部署が作成した図面に電話の位置や数、LANケーブルの出し位置、電源の位置等、今までは手書きで記入してましたが、実際に施工する工事の者からも見にくい分かりずらい、字が汚い等良く指摘されてました。
またレイアウトが大幅に変わると一から手書きをしなければならずどうにか楽に処理できる方法は無いかと模索していたところ、試しに図面をDocuworksに取り込んで機器や配線の位置をプロットしてみると・・・。慣れるまでは大変でしたが、手書きよりも見やすくレイアウト変更等にも素早く対応出来図面を作成することが出来ました。
もう手放したくないくらいです。
そのほかにも使い方の例として、発注書や申請書を送るのに上長の検印が必要な場合が大半だと
思いますが一々、印刷して会社の印や検印を捺印してまたPDFデータに取り込んで、メールする…
これでは印刷し検印を捺印するだけの為に出社するのを止められません。
DocuWorksを使えばPDFやエクセルのデータを取り込み
検印をスタンプして上長にメールして確認をとり発注する事も可能です。
緊急であれば上長の検印も作り確認だけして頂くという方法もあります。
また共有も、容易で、設定は必要ですが、一々メールを送る必要すらなく共有する事も可能です。
言葉にするよりイメージ図で見てみると下記のようになります。
まさにテレワークにうってつけのソフトになります。
勿論テレワークを実際に行うにあたり社員間の連絡を密に取らなければならず、多額な費用を掛ける事もやむなしになる状況もあるかもしれませんが安価に簡単に始められ、尚且つ非常に直感的に使用できるDocuworksを今回は案内させて頂きました。
是非、参考になさってみてください！
