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オフィス移転までのスケジュール
規模にもよりますが、一般的には6ヶ月前頃から行動を起こし始めるために、計画はそれより前に始めておくと良いでしょう。
移転日から逆算してスケジュールを見ていきましょう。
6ヶ月前以前
移転の目的を明確にし
目標を設定
オフィス移転の検討にあたり、プロジェクトチームを立ち上げます。 まず、移転の目的を明確にしましょう。 現在のオフィスの課題を洗い出すことで、移転によって得られる成果、目標を具体的にイメージしやすくなります。
また、この時点で現在のオフィスの解約予告期間を確認しておきます。 6ヶ月前までの解約予告が一般的ですが、契約により異なります。 期間外の解約にならないようスケジュールを立てることで、無駄なコストを避けられます。
6ヶ月前
物件調査と
コストシミュレーション
移転先となるオフィスを探します。 不動産会社のウェブサイトで情報を収集したり、仲介業者へ条件に合う物件を紹介してもらいます。
立地やビルグレード、オフィスの広さにより、物件取得費用は大きく変わります。 また、ビル既存の設備によって入居工事の費用や、引越し費用も変わりますので、コストシミュレーションで全体費用を把握し、予算を算出しておきます。
5ヶ月前
物件選定
候補の物件がみつかったら内見を申し込みます。実際に足を運ばなければ得られない情報も多いので、内見は大切です。 プランニングを依頼する業者が決まっていれば同行してもらうと良いでしょう。
一方、現在のオフィスの原状回復工事について、契約書の記載内容をもとに、条件やオーナー側指定業者の有無、費用やスケジュールを確認します。
4ヶ月前
オフィスプランニング
移転先オフィスが決まったら、新オフィスのレイアウトを作成します。 ゾーニングや動線だけでなく、既存設備との制約など多角的なプランニングが必要なため、社内では難しいでしょう。 簡易なレイアウトであれば無料で作成してくれる業者もありますので、複数の業者にレイアウトと見積りを依頼してみましょう。
業者選定の際は、依頼できる範囲をよく確認してください。 移転のすべてまかせられる業者であれば、窓口を一本化でき業務負担を減らせます。
3ヶ月～2ヶ月前
工事の発注
レイアウトが決定し、工事を発注します。 新旧オフィスの工事日程、移転スケジュールが確定します。 各種工事には事前の申請が必要なものがありますので、期日までに書類を提出します。 電話回線の手配も忘れずに、番号が変更が必要かどうか早めの確認を。
社内では、取引先へ送付する移転の挨拶状の準備や、名刺や封筒、帳票類の変更、 引越し品のリスト作成や、梱包材の準備などなど、あわただしくなります。 引っ越しマニュアルを作成しておくと良いでしょう。
1ヶ月前
物件引渡し・着工
新オフィスの内装工事、設備工事が始まります。 什器搬入などもあり、複数の業者が関わりますので、工程管理が重要です。
社内では、社員へ向けて作業分担を説明し、スケジュールや手順を確認します。 行政手続きもこの時期に行います。 手続き先が多いので、いつまでに、どこに何を届出るのか漏れのないように気をつけましょう。
移転
移転から旧オフィスの
契約終了まで
移転当日は、とにかく安全な作業を。
退去後の旧オフィスの原状回復工事を行います。
敷金・保証金の返還時期を確認し、鍵の返還をして完了となります。
お役立ちコンテンツ
移転の目的を明確にすることと、スケジュール管理がカギ
今のオフィスが抱える課題は何ですか？
「人員が増えて手狭になってきた」「従業員のモチベーションを上げたい」「採用を強化したい」
課題を洗い出すことで、新しいオフィスが目指すものが見えてきます。
広さ、場所、オフィス賃料、レイアウトをどのように改善したいのか。
移転の目的を明確にしておくと、今後の物件探しやレイアウト作成がスムーズになります。
関連コラムをチェック！ 企業がオフィス移転する理由5選
オフィス移転には守らなければならないデッドライン、「移転日」がつきもの。
無事に移転を行い、心機一転！新しいオフィスで業務を開始するには、移転日を起点とした各工程のスケジュール管理がカギとなります。
弊社ではプロジェクトマネージャーがタイムキーパー役として全工程のスケジュール管理、「移転日」をしっかり守ります。
移転の流れを把握するためにチェックリスト活用を
はじめて移転担当を経験される方は、タスクの多さに少し驚かれるかもしれません。
新しいオフィスの物件選びからスタートし、移転日を迎え、退去したオフィスを返却するまでが一連の流れですが、それぞれの工程や手続き、提出書類が多岐に渡ります。
事前にチェックリストで全体の流れを把握しておくと安心です。
抜け漏れることなく、いつまでに何をすればいいのか。
時系列でやるべきことを確認できるチェックリスト付き「オフィス移転完全ガイド」をご用意しております。
資料ダウンロードはこちら オフィス移転完全ガイド
移転の目的を達成できる業者を選ぼう
オフィス移転のパートナーとなる業者選びは慎重にいきたいもの。
日々の業務と並行しながらの移転プロジェクト進行は負担がかかるため、しっかりサポートしてくれる業者を選びましょう。
提案を受け、移転の目的を達成できるかを見定め、ぜひ最適な業者を選んでください。
関連コラムをチェック！ オフィス移転を成功させる業者の選び方
やっぱり新しいオフィスはみんな楽しみ
移転は大変なものの、新しいオフィスで働くことを想像するとわくわくします。
同僚の皆さんも同じ気持ちではないでしょうか。
みんなに喜んでもらいたい、生き生きと働いて欲しい。
私たちは丁寧なヒアリングをもとに、レイアウトプランの作成やオフィスデザインのアイデアをご提案します。
ご参考までにオフィス事例ページや、図面付きレイアウトパターンを掲載したレイアウトデザイン事例集をご覧ください。
資料ダウンロードはこちら レイアウトデザイン事例集
意外と多い届出の種類
住所変更を伴う移転は、必要となる行政手続きや届出が多数あります。
- 社会保険事務所
- 労働基準監督署
- 法務局（登記所）
- 警察署
- 税務署
- 郵便局
- 都道府県税事務所
- 消防署
- 公共職業安定所
- 電話局（NTTなど）
「オフィス移転完全ガイド」の巻末に、行政手続きの窓口や期限をまとめた一覧をご用意しております。
資料ダウンロードはこちら オフィス移転完全ガイド
お客様の声
よくある質問
- オフィス移転の担当になったのですが、経験がありません。少し不安なのですがサポート頂けますか？
- 移転準備やスケジュール管理など大変そうに思われるかもしれません。
弊社のプロジェクトマネージャーが、スケジュール調整や準備を進めますのでご安心ください。
親身なサポートに定評があり、どんな些細なことでもご相談くだされば、お答えします。
一緒に移転プロジェクトを成功させましょう！ - オフィス移転のコストをおさえるコツはありますか？
- オフィスバスターズが提供する質の良さと快適さを兼ね備えた中古オフィス家具は、オフィスのコスト削減を目指す企業様に多数ご利用いただいております。
たとえば7時間座ったままでも疲れないオフィスチェアがメーカー小売価格の約70％OFFで購入可能です。
家具以外にもオフィスのあらゆるものを中古で取り揃えておりますのでコスト削減はお任せください。 - 移転後にオフィスに不具合が発生したとき、対応してくれますか？
- ご利用のオフィスに万が一不具合などがございましたら即対応いたしますので、お気兼ねなくお問合せください。
また、ご購入頂いたOA機器のメンテナンスや、家具や電話LANの追加購入などもご依頼を承っております。
人員の増減にともなうレイアウト変更なども行いますので、オフィス環境で気になることがございましたら、お気軽にご連絡ください。
