フリーアドレスとは自分のデスク、個人用の固定席を持たず、自由に着席する場所を選んで仕事をする働き方のスタイルです。フリーアドレスのレイアウトは社員の生産性や主体性に深い影響を及ぼし、オープンな空間がポジティブで自由な雰囲気の演出と、創造性を高める役割があります。
「働きやすい環境をつくるためにはどうしたらいいのだろう」
「違う働き方にチャレンジして、社内に新しい風を吹かせたい」
日々、働く環境の改善を模索している人にとって、フリーアドレスも選択肢のひとつです。このコラム記事ではフリーアドレス導入のヒントとなるようメリット・デメリットをはじめ、導入の手順、レイアウト例、導入されたお客様の事例をご紹介します。
フリーアドレスのメリットとデメリット
メリット
コミュニケーションの促進
フリーアドレスのオフィスでは、社内の景色が毎日変わります。自由な空気感とともに固定席では関わることのなかった人との会話が生まれやすくなります。いつもとは違う角度のアドバイスや新しい発見、アイデアがあるかもしれません。
社内のコミュニケーションが促進されることにより情報共有がスムーズに行われ、意思決定が迅速に行えることもメリットです。社内の調和も促進され、社員の生産性を高めることが期待できます。
スペース効率が上がる
テレワークの実施、もしくは外出がほとんどである出社率の低い社員の席を固定で設けず、フリーアドレスとして用意することで執務室を省スペース化します。その場合、オフィス面積が縮小できるので家賃の削減にもつながります。
フリーアドレスによりに空いた場所に休憩スペースや集中ブースを置くこともでき、自分たちの働き方に合わせたスペースの有効活用が可能です。
レイアウト変更や増員に対応しやすい
異動によるレイアウト変更、急な増員の対応がしやすいのもフリーアドレスです。もともと席は自由なので異動などでメンバーが変わったとしてもレイアウト変更の手間はありません。
固定席ではデスクの幅が決まっていますが、フリーアドレスデスクであれば1人あたりの幅を変えるのも自在です。例えば1つのフリーアドレスデスクを4名で使用していたところ、1名増員により5名で利用することもできます。
社員の柔軟性や適応力が高まる
フリーアドレスによる異なるチームとの交流や多様な業務への関与を通じて、スキルの幅を広げるだけでなく柔軟性や適応力を養うきっかけを与えます。
オフィスがキレイに保たれることも適応力のひとつ。座っているデスクを明日使う人のために、帰社するとき片づける習慣がつき、社内をキレイに使おうという意識が自然に生まれます。毎日、デスク周りの整理整頓があることで、みんなが気持ちよく過ごせるオフィスになります。
デメリット
マネジメントや業務管理の問題
上司に少し相談したい、部下に業務の進捗確認をしたいなど、固定席であればスムーズだったマネジメントや業務管理ですが、距離があることでやりにくくなるという面も。
フリーアドレスにすると誰がどこに座っているのかを把握する必要があります。座席をホワイトボードに掲示することや、居場所のわかるオンラインツールがあると便利です。またチャットツールを利用すれば社内外を選ばず、ちょっとした相談がしやすくなります。
社員の働き方に対する意識改革や協力が必要
フリーアドレス化には社員の働き方に対する意識改革が必要です。今まではオフィスに自分の居場所として固定席があったのに、それが無くなってしまったがため居づらさを感じる人もいるでしょう。
まずはフリーアドレス導入の目的を理解してもらいましょう。新しい働き方への取組みにより会社が何を求めているか、どんな働き方を実現したいのか、社員へ協力を求めることが重要です。
フリーアドレス導入の手順
フリーアドレス導入を成功させるための手順について説明します。
手順① フリーアドレス導入の目的を定めよう
フリーアドレスの主役は社員です。コミュニケーションに課題を感じているため新しい働き方に挑戦してみたい、フリーアドレスで会社を活性化させたい、業務効率を上げたいなど抱える課題により目的はさまざま。
目的を定めることにより社員の理解と協力が得られやすくなり、フリーアドレスの働き方の取組みに意識の変化を与えやすくなります。
手順② 運用ルールを検討する
目的に合わせてフリーアドレスをどのように運用していくかルールを検討します。例えば、昨日とは違う席に座る、出社したらくじ引きで席を決めるなど、シンプルなものからユニークなものまで。好きなところに座るというルールも挙げられますが、いつも同じ席を選びがちになってしまいフリーアドレスにした意味がなかったという失敗パターンもあるのでご注意ください。
運用後は定期的に社員からヒアリングを行い、自社にあわせた運用ルールの改善を図りましょう。
手順③ フリーアドレスを適用する部署やメンバーを決める
フリーアドレスは業務や職種により向き不向きがあります。向いているのはオフィスの滞在率が低い営業職や外回りメンバーの多い部署です。また2～3名のチームで働くことがある業務は、席を移動しやすいフリーアドレスが向いていると言えます。
逆に向かないのがコミュニケーションに課題を感じない、個人で業務をこなすことの多いメンバーや、集中する時間が多い職種です。たとえば経理部門や管理部門、クリエイター職が挙げられます。また情報管理面を考慮すると機密情報を扱う職務にも向きません。
業務の内容や担当している職務により、フリーアドレスに向いている部署なのか、メンバーなのかを見定め、フリーアドレスを適用するかしないかの判断をしましょう。
手順④ オフィス環境を整えよう
フリーアドレス実施に向け、オフィス環境を整えます。
オフィスレイアウト
フリーアドレスの導入目的や席数により最適なレイアウトを検討します。このあとの「基本のレイアウト」も併せてご確認ください。打合せスペースやコラボレーションするためのエリア、集中ブースも必要に応じて検討しましょう。
フリーアドレスデスクやロッカー
横長の大きなデスクのフリーアドレスデスクとロッカーを用意します。在席率によって必要な席数を割り出し、適切なサイズのフリーアドレスデスクを準備しましょう。フリーアドレスデスクは大きな天板のため搬入経路に十分な幅が必要です。
自分の身の回り品や書類を保管するロッカーは個人用だけでなく、キャビネットでも代用することができます。
モバイルPCや通信環境
ノートパソコンやタブレットのモバイルPCが必要になります。1人1台携帯電話の支給も必要に応じておこないます。その他、クラウドストレージ、チャットツールや受付システム、座席管理システムなどフリーアドレスに便利なツールがたくさんあります。働き方や目的に合わせ、導入の検討をしていきましょう。
フリーアドレス基本のレイアウト
完全フリーアドレス制
メンバー全員を対象に、席を自由に選択できるパターン。異なる部署やチームとの交流や多様な業務への関与が生まれ、スキルの幅の広がりが期待できます。
グループアドレス制
特定の部署やチームのみを対象に、席を自由に選択できるパターン。マネジメントがしやすく同じプロジェクトに取り組む部署やチームであれば、コミュニケーション改善による推進力や問題解決能力の向上が期待できます。
ABW型フリーアドレス制
ABW(Activity Based Working)は働く場所や時間を柔軟かつ自由に選択できる働き方。いくつかの執務バリエーションを用意し、仕事内容に合わせて席を選べるパフォーマンス重視のフリーアドレスです。
フリーアドレス導入事例
実際にフリーアドレスを導入されたお客様の事例をご紹介します。
移転をきっかけに完全フリーアドレス制の導入をされました。座る人の景色や目線を意識し、高さの違うフリーアドレスデスクをレイアウト。おしゃれなカフェスペースも選択肢のひとつで気分に合わせ選べるのもポイントです。お客様インタビューでは固定席では見られなかったコミュニケーションが見られるようになったとお話しくださいました。 詳しくはインタビューをご覧ください
営業メンバーのタッチダウン、お客様をお招きしてデモンストレーションする場所としてオフィスフロアを増床。大きなプロジェクターに移動式のデスクで、グループワークやスクール形式にもなるアジャイルスペース、集中したいときにはパーソナルブースと業務に合わせて席が選べるABW型のフリーアドレスです。卓球テーブルの遊び心もあり企業風土が伝わるワークスペースです。
東京の拠点開設にともない、事業部ごとでデスクを分けるグループアドレス制を運用されています。モノトーンでまとめられたスタイリッシュモダンな内装にモチベーションが上がります。完全クローズ型のワークブースも完備されているため、集中が必要な時やオンライン会議もストレスなく過ごせるオフィスです。
まとめ
フリーアドレスのレイアウトはオフィスに新しい風をもたらし、生産性を向上させるための効果的な手段です。コミュニケーションの促進、適応力の育成などのポジティブな効果も期待できます。
オフィスバスターズデザインはオフィスレイアウトの最適化やフリーアドレスを検討している方へ、働き方に合わせた空間のご提案をしています。フリーアドレスデスクは各オフィス家具メーカーだけでなく中古品のご用意もあり、ご提案の価格に自信がありますのでお気軽にご相談ください。
