移転や起業したばかりのときは広く思えたオフィス。なのに、いつの間にか狭くなっているように感じることがあるでしょう。社員や書類、モノが増えたりして必要なスペースが減っている場合は、オフィスはどんどん狭くなりますが、そうでない場合は空間の有効活用ができていないかもしれません。
今回は、最大限にオフィス空間を有効活用するためのポイントを3つ紹介します。
書庫やキャビネット、ラックを整理整頓する
書庫やキャビネットの中に余分な空白スペースがある、もしくは使われない書類が入ったままになっているなんてことありませんか？必要保管書類であればまだしも、何年も前から埃をかぶっていて不要な書類や、誰にも閲覧されていない書籍などは電子化するか、処分したいところ。そしてできた書庫スペースを詰めていけば、書庫まるごと1台不要となり、その分、オフィスの空間として使えるかもしれません。
また、書類やモノがキャビネットなどに溜まりがちなオフィスは保管ルールをあらかじめ決めておいて、「このキャビネットは○○さんが管理する」「○○課がチェックする」と担当制にしておくといいかもしれません。
共有スペースを見直す
ランチの時間だけにしか使われない休憩室、あまり使われていない会議室など、限られた時間にしか使われていない場所はありませんか？特定の用途で、限られた時間にしか使われていないのは、有効活用しているとは言えません。ひとつの用途で使うより、多目的に使えるよう柔軟性をもたせて、空間を活用しましょう。
例えば、あまり使われていない会議室があるとすれば、会議室として使われていない時間に簡単なグループワークができるように解放することも。また、そもそも会議室を無くしてしまえば、執務スペースを拡大することもできるかもしれません。会議スペースが必要になった時には、外部の貸会議室を利用する方法もあります。
休憩室は、昼食以外にも使えるようミーティングスペースや集中スペースとして作業できるようなテーブルを配置。ちょっとした打合せをしたり、気分を変えて作業をしたいとき、作業に集中したいときに使えるようにします。
執務スペースのデスクを見直す
オフィス内で最もスペースを必要とする執務スペース。デスクは執務スペースにおいて、もっとも場所をとる家具と言えます。
デスクは一般的にサイズが3種類あります。職種や業務内容によって使い分けすると有効活用が可能になります。
デスク幅100cm前後のデスク
オフィスのデスクの中では一番コンパクトなサイズで袖机のない平机タイプが主流。ノートパソコンやタブレットパソコンの作業のみの業務の営業職や、コールセンター業務の方におすすめです。
デスク幅120cm前後のデスク
オフィスのデスクとしてはもっともポビュラーなタイプ。適度な執務スペースが確保でき、片袖タイプやデスク用サイドワゴンを使用すれば個人で資料保管も可能。総務や企画など一般的な事務職におすすめ。
デスク幅160cm前後のサイズ
作業に余裕のある大きなサイズ。執務スペースも広くとれ、キャビネットを追加したり、両袖にワゴンがあるものであれば資料や書類を収納するスペースも充実します。複数のモニターを使用する業務、クリエイティブ職、システム関連、研究開発職などにおすすめです。
フリーアドレスデスク
簡単に省スペースを叶えられるのがフリーアドレスデスク。不在の多い営業職や、テレワーク、在宅勤務などでオフィスを使用しない社員がいる場合、フリーアドレス化することにより空いている席を自由に使用でき有効的にスペースを活用できます。組織変更や異動にも柔軟に対応できるメリットもあります。
