今、Web会議システムを導入される企業が増えています。
Web会議システムとはどういうものか、どのようなメリットがあるものなのかをご紹介いたします。
Web会議システムって何？
web会議システムは、インターネット回線や専用線を使用して遠隔地にいる相手と接続し、双方向の画像および音声による会議を行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。
TV会議システムとの違いは?
TV会議(テレビ会議)システムは専用機器を会議室に設定する必要があります。
Web会議システムはクラウドサービスが一般的であるため、専用機器が必要なくWebカメラやヘッドセットといった簡易的な機器で使用することができるので、会議室だけでなく自席のパソコンや研修用の大型会議室など場所を選ばずにご利用いただくことができます。
また、Web会議システムはパソコンだけではなくスマートフォン・タブレット端末にも対応しています。
Ｗeb会議システムのメリット
Ｗeb会議システムを導入することによって、様々なメリットが企業にはあります。
そのうちのいくつかを紹介します。
移動交通費の削減によるコストカット
拠点がいくつかある企業であれば、各拠点から出張をして本社で会議を行うこともよくあるのではないでしょうか。
出張によって発生するコストは目に見える交通費や宿泊費だけではありません。往復の移動時間も人件費が発生していることに加え、移動時間は本来行うべき業務ができないことから、移動時間は大きなロスと言えます。
削減できた移動時間を本来の業務に充てることで、生産性や業務効率を大きく向上させることが可能です。働き方改革が推進され、残業時間の削減や業務効率化が求められる今、Web会議システムは働き方改革を実現するツールとしても大きなメリットがあります。
迅速な意思決定が可能
グローバル化の進展や市場競争の激化により、企業には情報共有や意思決定の迅速化が求められています。情報共有や意思決定の主な場となる「会議」、しかし1ヵ所に集まって会議をする場合、参加者の移動時間も加味する必要があるためスケジュール調整が困難になりがちです。すぐに判断を下したい議案が発生した場合に、そのように日程調整をしている余裕はありません。関わるメンバーが多いほど電話やメールでの対応にも限界があり、結果的にスムーズな情報共有と迅速な意思決定が行えず、ビジネスチャンスを逃してしまうという事態にもなりかねません。
Web会議システムであれば、物理的な距離を越えて必要なときにその場ですぐに会議を開催することができます。そのため、必要な情報をすぐに共有できるとともに、意思決定も迅速に行うことができるというメリットがあります。
遠隔地にいるメンバーとのコミュニケーションの向上
企業や組織の規模が大きくなればなるほど、全社の目標や達成に向けての取り組みを同じ温度感で浸透させることが難しくなります。拠点間のコミュニケーションをいかに活性化させるかということは、企業が抱える課題のひとつとなっています。
Web会議システムは、そういったコミュニケーションの課題を解決することができるツールです。距離が遠い拠点ほど、本社や他の拠点のメンバーとコミュニケーションを取る機会が限られますが、Web会議システムなら、全国の拠点を繋ぎ、訓示配信や朝礼などをリアルタイムで配信することができます。企業トップの意思や会社の方針を、遠く離れた拠点の社員にもリアルタイムにそのままの声で共有することができ、“全社一丸”という一体感を生み出すことができるというメリットがあります。
働き方が移りゆく中で、会議の方法も新しいテクノロジーを活用して、変えていくのも良いのではないでしょうか。
