【実際に使ってみた!】テレワーク業務を円滑にする便利なソフト5選 | オフィスプライス

【実際に使ってみた!】テレワーク業務を円滑にする便利なソフト5選

通信・インフラ

新型コロナウイルス感染拡大を防ぐため、テレワーク活用や導入を検討する企業が増えています。
私もその中の1人として、在宅勤務を利用しています。今回は実際、私がテレワークをしている中で活躍しているICTツール、ソフトを紹介いたします。

テレワークをはじめる前の準備

まず、テレワークを行うためにはハードウェアが必要となります。効率的に業務を行うためにはできるだけ職場と同じ環境をつくることが理想です。

<準備するハードウェア>
① PC (デスクトップPC/ノートPC/モニター)
② スマートフォン(電話利用)/ iPad タブレット
③ ネットワーク環境・Wi-Fi環境(ルーター/ポケットWi-fi)
④ その他(WEBカメラ・プリンター・ヘッドホンなど)

 

これらが最低限必要になります。

③のネットワーク環境については、会社と自宅をつなぐVPNが必須です。
(※VPNとは「Virtual Private Network」の略語で、訳すと「仮想専用線」という意味です。 インターネット上に仮想的な専用線を設けて、セキュリティ上の安全な経路を使ってデータをやり取りすることができます。)

会社のサーバーへインターネット経由で、社内ネットワークへのアクセスができます。
私も普段通り、勤怠管理システムやCRM(顧客関係管理)、社内共有サーバーへ接続し、業務を行っております。

しかし、セキュリティは大丈夫なの?と心配している方もいるのではないでしょうか。情報漏洩は企業の命取りにも。そのため、UTMを一緒に導入することをお勧めします。これでより堅牢なセキュリティと認証設定で安心して社内ネットワークへアクセスが可能になります。
(※UTMとは、コンピュータウイルスやハッキングなどの脅威からネットワークを効率的かつ包括的に保護する管理手法です。 ファイアウォール、VPN、アンチウイルス、不正侵入防御、コンテンツフィルタリング、アンチスパムなどの機能をセキュリティアプライアンスとしてゲートウェイ1台で処理します。)

はじめる前の準備についてはここまでです。いよいよテレワークを円滑にする便利なICTツール、ソフトを紹介していきます。

DocuWorks 9

テレワークで困ること。特にバックオフィス業務の方がテレワークで困ることと言えば、「書類管理」です。
「印刷ができない!スキャンができない!FAXができない!どうしよう!!」なんてことも。

家庭用プリンターの購入するという方法もありますが、従業員全員にプリンターを支給するのも、費用面で大きなダメージになります。また、自宅以外でテレワークをする方もいるかもしれません。
実は私、テレワークでプリンターを使っていませんが、そんなに困っていません。
そんな私が使っているソフトはDocuWorksです。DocuWorksは、富士ゼロックス社製の、電子文書と電子化した紙文書を一元管理するオフィス向けドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア。DoCuWorksは新規文書の作成はもちろん、各文書の編集・PDF変換・文書の検索や整理・文書の保護ができます。

特に私がDocuWorksを利用している理由は、手書きと同じように作業が行えるというところです。印刷をして手書きする必要がございません。ペーパーレス化が可能になります。

主に私が使用している機能は、

・スタンプを押す
・日付印を押す
・マーカーを引く
・付箋をつけメモを書き込む
・手書きでの記入
・図形を書き込む
・部分的に消去する

見積り作成・発注書・業務資料作成がスムーズに行えています。

 

 

Microsoft 365& Microsoft Teams

「Microsoft 365」とは、クラウドやサブスクリプションモデルで展開されるOffice製品の総称です。現在も多数の企業で「Word」や「Excel」、「PowerPoint」といったOffice製品を使用していると思います。Microsoft 365は常に最新バージョンで利用ができます。とくにMicrosoft 365は1ライセンスにつき最大5台(Windows PC または Mac)、5 台のタブレットおよび 5 台のスマートフォンまでインストールでき、テレワークへの活用に向いています。

私は最近Microsoft Teams を使ってビデオ会議に参加しております。
Microsoft Teamsは、チャット、ビデオ会議、ファイルストレージ、およびアプリケーション統合を組み合わせた、コミュニケーションとコラボレーションの統合プラットフォームです。

 

社内コミュニケーションツール

テレワークのデメリットとしてコミュニケーション断絶が挙げられます。
会社に出勤した時は、同僚とすぐコミュニケーションを取れたのが、テレワークの時はコミュニケーションを取るためにお互いに努力しなければなりません。

その中で私は、Microsoft Teams、LINE WORKS、ZOOMを利用しております。

LINE WORKS

LINE WORKはビジネス向けのLINEチャットですが、操作方法がとても簡単で便利なのが特徴です。PC・スマートフォンでチームメンバーとチャット・無料通話が可能であるというメリットがあります。LINEとほぼ同じ機能を持っていますが、仕事からプライベートの確保はもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、仕事で活用できる充実した機能を揃えた「ビジネス版LINE」です。

ZOOM

また、テレワークの影響により、ビデオ会議のZOOMは世界的に利用者が急激に増加しました。
ZOOMは、一般的なデバイスPC、スマートフォン、タブレットなどであればインストールできます。ZOOMは誰でも簡単につながることができ、その上高品質で、機能的であることはZOOMの利便性は人気を集めています。だが、そんな中、セキュリティ問題が浮上しています。セキュリテイ問題発生後、ZOOMは対策に取り組んでいますが、まだ、セキュリティリスクについての不安は収まっていない様相です。

Microsoft Teams

その反面、Microsoft TeamsはLINE WORKSのチャット・通話機能ZOOMのビデオ会議機能両方充実しており、Microsoft Teamsが他社のコミュニケーションツールと比べて、優れているのはOffice365との連携ができるということです。
例えば、Teams上でOutlookの予定表を確認することができますし、Planner、OneNote、Formsなどと連携することができます。実際使用してみて確かに業務の効率化ができました。

 

 

現在、テレワークの導入を準備している方、実際テレワークを導入しているが、まだ揃えてないので困っている方もいらっしゃると思います。

実際テレワークを導入した企業として、皆様に少しでもお役に立てればと思います。
弊社ではテレワークに必要なサービス導入のサポートやハードウェア機器などの提供をしております。
お気軽にお問い合わせくださいませ。

 

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