手順で解説!オフィスレイアウト変更

快適なオフィス環境

新入社員の入社などで従業員数が増えると、デスクや設備の増設をしなくてはならず、オフィスレイアウト変更が必要になることもあります。デスクを動かすだけなら簡単!と考えがちですが、デスクを動かすということは、ビジネスフォンやPCなど、配線が必要な通信機器の移動も伴うので、多くの場合、業者への依頼が必要になります。ここでは、オフィスレイアウト変更の手順や流れ、かかる日数の目安や、社内でやらなくてはいけないこと、業者選びのポイントを説明いたします。

オフィスレイアウト変更の流れ

オフィスのレイアウト変更が必要になったら、まずはオフィスの広さと大体の利用人数、レイアウト変更したい時期をつかむところから始めましょう。そこまでの情報がそろったら、業者に見積り依頼を出し、選定もかねて相談にのってもらうと不安や負担の軽減にもなるのでよいでしょう。
それと並行して、オフィスレイアウト変更をよりよいものにするために、社内で検討しないといけないことや、行わなくてはならないこともあります。ここでは、それらを流れに沿って、順番に説明いたします。

オフィスの課題の洗い出し

レイアウト変更は単純な配置変更ととらえられがちですが、現状のオフィス課題を洗い出し、解決することができる絶好の機会でもあります。より働きやすいワークスペースを実現し、従業員の方々のモチベーションアップにつなげることもできます。
そのためには、同じ社内でも、部署によって業務内容・業務形態に違いがあるので、それぞれの業務にあったオフィスになるよう、事前に社内に広くヒヤリングをすることが大切です。

例えば
・増員で席が足りない
・モニターを2台置くのに机が狭い
・外回りが多い仕事なので、固定席は不要
・通路が狭い
・会議スペースが不足している
・物品の収納スペースが不足している
など…

このようにして必要な座席数や什器、会議スペースの数や広さなどを明確にしておくと、業者への依頼もスムーズです。

目的を明確化

オフィスレイアウト
オフィスレイアウト事例(オフィスバスターズデザイン作成)

洗い出した課題をもとに、オフィスレイアウト変更によって、どのようなオフィスにしていきたいかを検討します。既存の間仕切り壁の移設や天井設備に変更が必要となるかどうかで、工期や予算が異なります。そのような観点も含め、どのレベルでオフィスレイアウト変更を行う必要があるかを明確にしましょう。スペースや予算の問題で全てをかなえることが難しいこともありますから、希望に優先順位をつけるとよいでしょう。

例えば
・フリーアドレスデスクを設置して効率的な配席にしたい
・大きめの机を設置したゆとりあるオフィスにしたい
・コミュニケーションが活発なオフィスにしたい
・集中ブースを設置して作業効率を高めたい
・オンラインミーティング用にWeb会議ブースを設置したい
・休憩室をつくり社員満足度を高めたい
など…

業者選定

依頼業者を選定する際に大切なのは、オフィスレイアウトの作成から、オフィス什器の手配、工事全般をワンストップで対応できる業者を選ぶことです。特に、LANやビジネスフォンの移設を行う場合は、通信設備工事(床下配線調整)に対応可能な業者であるかを、必ず確認しましょう。

それぞれ別の業者に依頼してしまうと、レイアウト図面の確認や業者間の情報共有、当日の作業指示などを自社の人員で対応しなくてはならなくなってしまい、業務負担が大きくなります。ワンストップ対応可能な業者であれば、事前準備から当日の作業指示まで任せられるので、負担を軽減することができます。

・全般をワンストップで対応可能な業者に依頼すること
・通信設備工事(床下配線調整)に対応可能な業者であること

そのうえで、業者に作成してもらったスケジュールや、レイアウト、新しく導入する什器・工事費用を算出した見積りを比較し、自社のニーズに最もあう業者を選びましょう。プロジェクトはこれらの資料をもとにすすめられますので、依頼内容に漏れがないか、よく確認が必要です。レイアウト図面は、什器の配置変更を指示する際に便利なので、現状のレイアウト図をお持ちの場合は、手元に用意しておくと便利です。

業者への依頼時期の目安は、およそ1か月半前までに行うと良いでしょう。規模が大きい場合はより早く選定を行いましょう。

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作業実施前準備

業者選定が終わり、レイアウト変更における計画資料がそろったら、あとは事前準備作業です。
新レイアウト図面と移動させる対象のデスクや書庫などの什器に、移動先の場所がわかるようにナンバリング(番号割り振り)をします。床下の配線調整作業(LAN配線・電源タップ)が伴う場合は、ビジネスフォンやPC類にもナンバリングを行い離線します。配置変更が必要なデスク・書庫類に関しては、中身はもちろん、デスク上の小物なども全てダンボールへ梱包します。梱包したダンボールにも、移動先を明確に記載しておきましょう。いずれも、当日の什器移動作業をスムーズに行うために必要な作業になります。

こうした事前準備の精度が高いほど、作業もトラブルが起きにくくなります。また、事前の業者との打ち合わせも入念に行いましょう。

・移動させる什器にナンバリングする
・新レイアウト図に什器の移動先の番号を記載する

レイアウト変更作業実施

実際に作業が行われる当日は、作業員及び工事人が複数立ち入ります。基本的にはレイアウト図面通りの寸法で、什器の配置変更を行いますが、実際の細かい寸法などは、オフィスの状況を見ながら作業員と調整し、配置を決めていきます。 それらの配置がおおよそ決まったら、床下の配線調整をします。 配線をデスクまで立ち上げ、機器を繋いで最終的な動作確認まで行います。最後に梱包したダンボール類の中身を戻したら完了です。

工事にかかる期間は、オフィスレイアウト変更の作業規模や時期によって異なります。大まかな目安は、壁・天井に工事が不要で小規模な場合は丸1日。壁・天井に工事が必要な場合は週末や連休を使って2~3日間。大規模な場合はGWやお盆休みのような長期休暇で行うものもあります。
オフィスバスターズデザインの施工例では、週末を利用した2日間で完了するケースが多くあります。

オフィスレイアウト変更を成功させるには

レイアウト変更でより従業員満足度の高いオフィスを効率的に実現するためには、事前準備が重要です。 まずは社内のニーズを広く汲み取ること。次にレイアウト図面で依頼内容を明確化することが大切です。また、社内の手間を軽減するために、ワンストップで対応できる業者選びも成功の大きなカギになります。

オフィスバスターズデザインでは、経験豊富な担当者がお客様のオフィスレイアウト変更をサポートいたします。
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