オフィス移転を成功させるための業者の選び方

オフィス移転

企業のオフィス移転は頻繁に行われるものではないので、担当者様は不安も多いでしょう。移転先ビルが決まったら、まずは何から始めればいいか?
それはズバリ、『オフィス移転業者選び』です。
ここでは、初めての担当者様にオフィス移転業者選びの大切なポイントを紹介いたします。

オフィス移転業者はなぜ必要か?

オフィス

貸出しされているオフィスには部屋を仕切る壁がありません。ですから、オフィスとして使用するにあたり、まずは執務室や会議室など用途に合わせて間仕切りを立て、それぞれの居室に必要な電源・LANを引くなど、オフィス環境を構築する工事が必要です。
さらに今まで使用していたオフィスを、借りたときの状態に戻す原状回復工事や、大きなオフィス什器を動かす引越作業、不要物の廃棄など、オフィス特有の多岐に渡る工事や作業があります。ですからオフィス移転は専門的に扱う業者への依頼が必要なのです。

オフィス移転の流れと業者選び

では、どのような業者を選べばいいのでしょうか?オフィス移転の大きな流れをふまえ、実例も交えて業者選びについて説明いたします。

オフィス移転の流れ

オフィス移転の大まかな流れは、以下の通りです。

事前現場調査→レイアウト・デザイン案確定→見積確定→各種書類申請→工事開始→移転作業→新オフィス利用開始→アフターフォロー

これら、内装工事・通信設備関連工事・オフィス家具販売・移転作業など、それぞれに専門業者がいますので、各業者に個別に依頼をする方法もあります。一方でこれらの全てを『ワンストップ』で委託できる業者もいます。

では、どちらを選ぶのがいいのでしょうか。まずは個別に業者に依頼するケースを見てみましょう。

各業者へ個別に依頼した場合

各業者へ個別に依頼した企業様で、実際に必要となった依頼・調整作業を大まかにまとめました。その企業様では、間仕切り工事業者・電源照明工事業者・移転作業業者の3社に依頼をしたそうです。

【依頼・調整内容】

◎間仕切り工事業者
・執務室・会議室の設置のための間仕切り工事依頼

◎電源照明工事業者
・執務室の電源タップ工事の依頼
・会議室内の照明追加と照明スイッチ設置依頼

◎移転作業業者
・オフィス家具の運搬・配置の依頼

◎ビル管理会社
・工事・運搬作業時の作業届の提出

箇条書きにすると大したこともないようですが、依頼をするためにも、依頼内容を取りまとめ、各業者への見積依頼・費用交渉・契約手続きなどが必要です。さらに工事の際には、打ち合わせやスケジュール調整、移転先ビルへの届出が必要になります。

例えば、会議室の照明スイッチ設置には電源照明工事業者が事前配線したうえで、間仕切り工事をしなくてはならないので、調整して依頼する必要があります。移転作業業者によるオフィス家具の搬入の際には、間仕切り工事と電源照明工事終了後に行うよう手配しなくてはいけません。しかも、業者の施工時にはオフィスの開錠・施錠への立ち合いが求められます。作業後には支払い手続きを、それぞれの業者に行います。

このように、個別に業者に依頼する場合、これらを移転する企業の担当者の方が自身で対応しなくてはならず、通常業務を行いながら並行して準備を行うオフィス移転は、とても負担の大きいものになります。

ワンストップ対応業者へ依頼した場合

そこでおすすめなのが、オフィス移転に関わる全てをワンストップで引き受ける業者の選択です。 ワンストップ対応可能な業者の場合は、担当者様と専門業者・ビル管理会社との仲介役として、移転までのスケジュール調整・提出資料の代理対応・施工・現場管理等までを取りまとめて行います。業者により多少の違いはありますが、基本的に打ち合わせのみで、すべての工程、書類申請等の事務的作業を任せることが可能です。

【実例】オフィスバスターズデザインのワンストップ移転

サービスフロー

図はオフィスバスターズデザインにオフィス移転をご依頼いただいた場合の流れです。これだけの項目をワンストップでお任せいただくことができます。ワンストップと言っても、実は引越作業・不要オフィス家具等の廃棄処分を行っていない業者は多くあります。しかし、オフィスバスターズデザインでは、それらにも対応しております。さらに、移転後のアフターフォローもしっかりいたしますので安心です。

経験豊富なプロジェクトリーダーが担当としてお客様のオフィス移転を成功に導くべく、手厚くバックアップいたします。

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業者選定のポイントと検討方法

オフィス移転をワンストップ対応する業者にも、低コスト路線の業者、空間デザインが得意な業者、対応可能範囲が広い業者など違いがあります。ですから、自社の移転目的を踏まえて、重視したいポイントの優先順位を決めて選定するとよいでしょう。検討すべきポイントは、予算、デザイン・レイアウトの提案力、対応可能範囲の3点が主なものになります。

検討

予算で選ぶ

移転先のオフィスが既に決まっていれば、何社かに問合せをし、見積りを取って比較するのがおすすめです。現地調査をしてもらい、レイアウトの提案も含めた見積りを受けることが可能です。どのようなオフィスがいくらぐらいで構築できるのか、予算に収まるのかなどが確認できます。

デザインやレイアウトの提案力で選ぶ

業者がどんなオフィスを手掛けてきているのかは、ホームページなどに掲載された施工事例を見るとわかります。自社のオフィス規模に近い事例や、見積りで入手したデザイン案を参考にして、理想の新オフィスイメージを具現化できそうな業者を選択しましょう。
見積提案を受けている段階であれば、手元にあるレイアウト図面やデザイン画を各社比較してみましょう。アイデアや提案力の違いがわかります。

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対応可能範囲で選ぶ

「ワンストップで対応可能」と言われたのに実際、蓋をあけてみると違っていたという例もあります。依頼可能な項目を事前によく確認しましょう。 同等の業者が複数あるようならば、対応の良さやアフターフォローの手厚さを選定の決め手とするのがよいでしょう。

まとめ

日々の業務を行いながらの移転プロジェクト進行はとても負担がかかるものになります。少しでも担当者様の業務軽減ができる移転プロジェクト委託業者への依頼がおすすめです。まずは業者の提案を受けてみて、社内でじっくり検討し、自社に最適な業者とオフィス移転を成功させましょう。

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