企業がオフィス移転する理由5選

オフィス移転

オフィス移転(事務所移転)は、企業や社員にとって一大イベントです。 時間と労力、コストがかかるにもかかわらず、企業がオフィス移転する理由は何なのでしょうか?
オフィス移転は環境をゼロから整えるものなので、適切なオフィス移転を行うことで、企業が抱えるさまざまな課題を解決することができます。では、移転により企業はどのような課題を解決しているのでしょう。
年間1,000件のオフィス移転をお手伝いしているオフィスバスターズデザインが携わった移転の中で、最も多い5つの理由から、課題とその解決法を見てみましょう。

業績好調で社員増加のための移転

企業が成長すると社員が増えるので、執務室、会議スペース、休憩室などにより広いスペースが必要になります。手狭で使い勝手の悪いオフィスは、生産性を低下させるだけでなく、社員のモチベーションを低下させ、ひいては企業の成長をも止めてしまう一因になりかねません。
このようなケースでは、まずはオフィスの広さの確保です。そのうえで、移転により、社員のモチベーションをさらに上げるために、立地やビルグレードをより好条件にしたり、オフィスデザインを導入し快適さやデザイン性をアップさせることが多いです。これによって、社員満足度が高まり、将来の成長へとつながります。とは言え、予算は無尽蔵ではありませんから、優先事項の順位付けをしっかり行い、移転を検討していきます。

企業が抱える課題オフィス移転で解決できること
オフィスが手狭で作業効率が悪い広い執務室で業務効率アップ
打合せ場所や会議室の不足会議室を増設しストレスなく利用可能に
使い勝手の悪いオフィスオフィスデザインを取り入れ快適なレイアウトに

企業イメージアップのため移転

販売戦略や人材採用などに行き詰まり、企業イメージをアップさせたいときに、その解決策の1つとして、イメージの良いオフィスに移転をするという方法があります。その際の検討ポイントを2つ紹介します。

●立地
立地で重要なのは、やはりアクセスの良さです。都市の中心部であることや、最寄駅からの近さ、複数路線の乗り入れがあるかなどです。アクセスが良ければ、人が集まりやすくなります。

それに加え、忘れてはいけないのは、街のイメージです。どのような街にオフィスを置くのかということも、企業イメージに影響を与えます。東京で例えると、「霞が関」は官庁関連の街、「表参道」・「銀座」はハイセンスで洗練された街、「渋谷」はITベンチャーなどの勢いがある街、「青山」はアパレルが多くおしゃれな街などです。街選びは、自社のイメージをどのようにしたいのかという戦略に密接に関わっています。

●オフィスビルのグレード
立地も大切ですが、ビルグレードも企業のイメージに直結します。来訪者がオフィスに来て最初に目にするのは、入居しているビルのエントランスです。そのエントランスが清潔で、グレード感が高ければ入居企業のイメージも良いものになります。加えて、企業のオフィスエントランスおよびオフィス内装デザインが、その企業らしさを雰囲気良く表現したものであると企業イメージを高め、印象に残るオフィスになります。

このように、オフィス移転は企業イメージを改善することができます。そして、そのことが企業価値の向上や人材採用の強化につながるのです。

企業が抱える課題オフィス移転で解決できること
企業ブランディングに行き詰っている企業価値向上によりブランド化
採用活動しても応募がないイメージの良いオフィスをつくり、アピール

働き方の見直しによる移転

近年のリモートワークの推進や出向先への常駐など、働き方の変化によって、オフィス環境も変化を必要としています。ここでは、再びオフィスに人を戻すための移転と、出社率が低い状態を新しいスタンダードとしてオフィスづくりをする移転について紹介いたします。オフィスを広げるのか狭めるか、それは、企業がどんな働き方を目指しているのかに密接に関わっています。

●社員が集まりたくなるオフィスへ
テレワークが推進されたことにより、社員同士が直接顔を合わせる機会が減りました。そのため、コミュニケーションが減少し、上司から部下に対する知識共有の不足、社員間のつながりの希薄化、社員の体調・精神面の管理の難しさなどさまざまな課題が起こっています。

従来のオフィスに対しては「わざわざオフィスに行かなくても…」「自席がないから寄りづらい」という社員の声があります。ですから、ただ広いオフィスに移転してフリーアドレスデスクを並べても、社員の出社を促すことはできません。
そこで、オフィスデザインや家具、設備などに工夫をし、集まりたくなる魅力的なオフィスをつくる移転が効果的です。実際の事例で多いのは、社風や業務内容を踏まえたうえで、多様なニーズに応えられるようなオフィスをつくることです。

例えば、飲み会が好きな社員の多い企業で導入したのは、休憩室のバーカウンター。これにより社員同士の業後の交流が図れるようにしました。もちろん昼食時にはおしゃれな雰囲気のおひとりさまランチスペース、業務時間中には簡単な打ち合わせにも利用されています。

ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)*を取り入れている企業では、執務スペース、ミーティングスペース、リフレッシュスペースなど全てを兼用できるような雰囲気のオフィスデザインがよく採用されます。オフィス家具もトータルにコーディネートし雰囲気づくりをするのがおすすめです。

Web会議が多い企業であれば、周囲への声漏れを防いでくれるWeb会議ブースを設置するといいでしょう。Web会議ブースは、周りの視線を遮ってくれるので、休憩時間にはプライバシーが守られ、1人でリラックスできる空間としても利用できます。

これらのように、オフィス移転で社員が集まりたくなる工夫をすることで、社員の出社を促し課題の解決につなげます。
*ABWとは仕事内容やプロジェクト、その時の気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方です。

株式会社オフィスバスターズ 関西支社
オフィスデザイン事例 株式会社オフィスバスターズ 関西支社

●出社率の低下に伴いオフィスを縮小移転
逆に、働き方が変わり、社員の約半数が在宅勤務をしており、リモートワークでオフィスをほとんど使わないケースを見てみましょう。このような場合は、オフィススペースが余ってしまっていることがほとんどですから、縮小移転をするのが効率的です。その際、デスクは1人1席ではなく、フリーアドレスデスクと荷物を入れる個人ロッカーを使用し、出勤した人が自由に使えるようにするのがよいでしょう。

企業が抱える課題オフィス移転で解決できること
社員にオフィスへの出社を促したい自然と集まりたくなるオフィスづくり
出社率が低いため余剰スペースがある縮小によるオフィススペースの最適化

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オフィス賃料の削減のため移転

オフィスの固定費である賃料の高さは、企業利益を圧迫し、その存続すら脅かす大問題です。そこで、立地・ビルグレードなどを再検討し坪単価の安いオフィスへ移転する。もしくは、オフィスレイアウトや配置するオフィス家具を見直して、床面積の小さいオフィスに移転するなどの方法があります。 縮小と言うとネガティブなイメージになりがちですが、オフィスデザインを取り入れると、社員満足度を損なわずに効率的なオフィスをつくることができます。

企業が抱える課題オフィス移転で解決できること
オフィスの賃料が収益を圧迫賃料をおさえて収支の最適化が図れる
無駄なスペースがあるスペースの見直しで賃料をのムダを削減

オフィスの統合・分散のための移転

●オフィス統合のため移転
オフィスの空室率は、その時々の経済状況に左右されます。前回の移転時に、適した広さのオフィス物件が見つからず、業務効率や、社員同士の連携に不便を感じながらも、いくつかの拠点にオフィスを分けて運営をしているケースもあります。そのような場合、ちょうどよいサイズの物件に移転をすることで、抱えている課題が解決されます。

●オフィス分散のため移転

ビルグレードにもよりますが、小さいオフィスは坪単価が安くなる傾向にあります。なので、固定費であるオフィス賃料を削減するために小さいオフィスに分散移転するケースがあります。部署ごとに分散移転し、拠点間をICTツールでつなぐ。ビジネス形態にもよりますが、ICTの活用が進んでいる今日ではこのようにしても不便ないケースも多くあるようです。
また、近年増えているさまざまな災害が発生した時のBCP(事業継続計画)対策の観点から、分散移転を行うケースもあります。

企業が抱える課題オフィス移転で解決できること
業務の効率化・拠点間の連携不足統合移転で社員同士のコミュニケーション円滑化
オフィス賃料を抑えたい賃料のお得な小さいオフィスに分散移転
災害時に業務が遂行できなくなるリスク分散移転でBCP(事業継続計画)対策

まとめ

このように、オフィス移転の背景には企業のさまざまな課題があります。しかし、どのような理由であっても、社員に満足感を与えられる移転にすることが大切です。

オフィスが手狭になり、現状より広いオフィスを選定したが、いざオフィスレイアウトを引いてみると、執務室に想定していたデスクがおさまらず、当初予定していたリフレッシュルームの設置を断念する。 これは、お客様からしばしば伺う、オフィス移転の失敗談です。

このようなことにならないためにも、まずオフィス移転をする理由や解決したい課題を明確化し、移転で大切にしたいポイントの優先順位づけをしましょう。さらにそれを、社内メンバー、オフィス仲介業者、オフィス内装工事業者と共有することが大切です。オフィスバスターズデザインでは、お客様の移転の目的を丁寧にヒヤリングし、移転プロジェクトをスムーズに成功に導きます。物件選びからご相談いただけますので、オフィス移転の際は、ぜひお任せください。

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