オフィス移転（事務所移転）は、企業や社員にとって一大イベントです。 時間と労力、コストがかかるにもかかわらず、企業がオフィス移転する理由は何なのでしょうか？
オフィス移転は環境をゼロから整える絶好の機会です。ここで適切なオフィス移転を行うことで、企業が抱えるさまざまな課題を解決することができます。では、移転により企業はどのような課題を解決しているのでしょう。
年間1,000件のオフィス移転をお手伝いしているオフィスバスターズデザインが携わった移転の中で、最も多い5つの理由から、課題とその解決法を見てみましょう。
業績好調で社員増加のための移転
企業が成長するにつれ、増えるのが社員の数です。執務室や会議スペース、休憩室などに、より広いスペースが必要となります。手狭で使い勝手の悪いオフィスは、生産性を低下させるだけでなく、社員のモチベーションを低下させ、ひいては企業の成長をも止めてしまう一因になりかねません。
このようなケースでは、まずはオフィスの広さの確保が最優先となります。そのうえで、社員のモチベーションをさらに上げるために、立地やビルグレードをより好条件にしたり、オフィスデザインを導入し快適さやデザイン性をアップさせることが多くあります。これにより、社員満足度が高まり、企業の将来の成長へとつながります。
とは言え、予算には限りがあります。優先事項の順位付けをしっかり行い、移転の内容を検討していきましょう。
| 企業が抱える課題 | オフィス移転で解決できること | |
|---|---|---|
| オフィスが手狭で作業効率が悪い | → | 広い執務室で業務効率アップ |
| 打合せ場所や会議室の不足 | → | 会議室を増設しストレスなく利用可能に |
| 使い勝手の悪いオフィス | → | スペース効率や快適な動線が設計されたレイアウト |
このケースでオフィス移転をされたお客様をご紹介します。株式会社iCARE様です。事業拡大にともない行われたオフィス移転は、1人当たりのオフィス面積比が2倍以上拡大となりました。
【BEFORE】オフィス移転前105坪のオフィス事例はこちら
【AFTER】オフィス移転後280坪のオフィス事例はこちら
企業イメージアップのため移転
販売戦略や人材採用などに行き詰まり、企業イメージをアップさせたいときに、その解決策の1つとして、イメージの良いオフィスに移転をするという方法があります。その際の検討ポイントを2つ紹介します。
●立地
立地で重要なのは、やはりアクセスの良さです。都市の中心部であることや、最寄駅からの近さ、複数路線の乗り入れがあるかなど、アクセスが良ければ、人が集まりやすくなります。
それに加え、忘れてはいけないのは、街のイメージです。どのような街にオフィスを置くのかということも、企業イメージに影響を与えます。東京で例えると、「霞が関」は官庁関連の街、「表参道」・「銀座」はハイセンスで洗練された街、「渋谷」はITベンチャーなどの勢いがある街、「青山」はアパレルが多くおしゃれな街などです。街選びは、自社のイメージをどのようにしたいのかという戦略に密接に関わっています。
●オフィスビルのグレード
立地も大切ですが、ビルグレードも企業のイメージに直結する要素です。来訪者がオフィスに来て最初に目にするのは、入居しているビルのエントランスです。そのエントランスが清潔で、グレード感が高ければ入居企業のイメージも良いものになります。
加えて、企業の受付となるオフィスエントランスおよび内装デザインが、その企業らしさを雰囲気良く表現したものであると企業イメージを高め、印象に残るオフィスになります。
このように、オフィス移転は企業イメージを改善することができます。そして、そのことが企業価値の向上や人材採用の強化につながるのです。
| 企業が抱える課題 | オフィス移転で解決できること | |
|---|---|---|
| 企業ブランディングに行き詰っている | → | 企業価値向上によりブランド化 |
| 採用活動しても応募がない | → | オフィスのイメージや雰囲気の良さをアピール |
働き方の見直しによる移転
リモートワークの浸透や出向先への常駐など、働き方の変化によって、オフィス環境も変化を必要としています。ここでは、社員が集まりたくなるオフィスにするための移転と、出社率が低い状態を新しいスタンダードとしてオフィスづくりをする移転について紹介いたします。
オフィスを広げるのか狭めるか、それは企業がどんな働き方を目指しているのかに密接に関わっています。
●社員が集まりたくなるオフィスへ
テレワークが推進されたことにより、社員同士が直接顔を合わせる機会が減りました。そのためコミュニケーションが減少し、上司から部下に対する知識共有の不足、社員間のつながりの希薄化、社員の体調・精神面の管理の難しさなど、さまざまな課題が浮き彫りになりました。
従来のオフィスに対して「わざわざオフィスに行かなくても…」「自席がないから寄りづらい」という社員の声があります。この場合、ただ広いオフィスに移転してフリーアドレスデスクを並べても、社員の出社を促すことはできません。
そこでオフィスデザインや家具、設備などに工夫をし、集まりたくなる魅力的なオフィスをつくる移転が効果的です。カフェ風オフィスも出社したくなるようなオフィスづくりとして人気があります。
ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)*を取り入れている企業では、執務スペース、ミーティングスペース、リフレッシュスペースなど全てを兼用できるような雰囲気のオフィスデザインがよく採用されます。オフィス家具もトータルにコーディネートし雰囲気づくりをするのがおすすめです。
Web会議が多い企業であれば、周囲への声漏れを防いでくれるWeb会議ブースを設置するといいでしょう。Web会議ブースは、周りの視線を遮ってくれるので、休憩時間にはプライバシーが守られ、1人でリラックスできる空間としても利用できます。
これらのように、オフィス移転で社員が集まりたくなる工夫をすることで、社員の出社を促し課題の解決につなげます。
*ABWとは仕事内容やプロジェクト、その時の気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方です。
●出社率の低下に伴いオフィスを縮小移転
働き方が変わり社員の約半数がリモートワークや在宅勤務をしているため、オフィスをほとんど使わないケースを見てみましょう。このような場合は、最低限の必要な広さのオフィスへ縮小移転をするのが効率的です。その際、デスクは1人1席ではなく、フリーアドレスデスクと荷物を入れる個人ロッカーを使用し、出勤した人が自由に使えるようにするのがよいでしょう。
| 企業が抱える課題 | オフィス移転で解決できること | |
|---|---|---|
| 社員にオフィスへの出社を促したい | → | 自然と集まりたくなるオフィスづくり |
| 出社率が低いため余剰スペースがある | → | 縮小によるオフィススペースの最適化 |
オフィス賃料の削減のため移転
オフィスの固定費である賃料の高さは、企業利益を圧迫し、その存続すら脅かす大問題です。そこで立地・ビルグレードなどを再検討し坪単価の安いオフィスへ移転する。もしくは、オフィスレイアウトや配置するオフィス家具を見直して、床面積の小さいオフィスに移転するなどの方法があります。 オフィス縮小と言うとネガティブなイメージになりがちですが、オフィスデザインを取り入れると、社員満足度を損なわずに効率的なオフィスをつくることができます。
| 企業が抱える課題 | オフィス移転で解決できること | |
|---|---|---|
| オフィスの賃料が収益を圧迫 | → | 賃料をおさえて収支の最適化が図れる |
| 無駄なスペースがある | → | スペースの見直しで賃料をのムダを削減 |
オフィスの統合・分散のための移転
●オフィス統合のため移転
オフィスの空室率は、その時々の経済状況に左右されます。前回の移転時に、適した広さのオフィス物件が見つからず、業務効率や、社員同士の連携に不便を感じながらも、いくつかの拠点にオフィスを分けて運営をしているケースもあります。そのような場合、ちょうどよいサイズの物件に移転をすることで、抱えている課題が解決されます。
●オフィス分散のため移転
ビルグレードにもよりますが、小さいオフィスは坪単価が安くなる傾向にあります。なので、固定費であるオフィス賃料を削減するために小さいオフィスに分散移転するケースがあります。部署ごとに分散移転し、拠点間をICTツールでつなぐ。ビジネス形態にもよりますが、ICTの活用が進んでいる今日ではこのようにしても不便ないケースも多くあるようです。
また、近年増えているさまざまな災害が発生した時のBCP（事業継続計画）対策の観点から、分散移転を行うケースもあります。
| 企業が抱える課題 | オフィス移転で解決できること | |
|---|---|---|
| 業務の効率化・拠点間の連携不足 | → | 統合移転で社員同士のコミュニケーション円滑化 |
| オフィス賃料を抑えたい | → | 賃料のお得な小さいオフィスに分散移転 |
| 災害時に業務が遂行できなくなるリスク | → | 分散移転でBCP（事業継続計画）対策 |
まとめ
このように、オフィス移転の背景には企業のさまざまな課題があります。どのような理由であっても、社員に満足感を与えられる移転にすることが大切です。
オフィスが手狭になり、現状より広いオフィスを選定したが、いざオフィスレイアウトを引いてみると、執務室に想定していたデスクがおさまらず、当初予定していたリフレッシュルームの設置を断念する。これはお客様からしばしば伺う、オフィス移転の失敗談です。
このようなことにならないためにも、まずオフィス移転をする理由や解決したい課題を明確化し、移転で大切にしたいポイントの優先順位づけをしましょう。さらにそれを、社内メンバー、オフィス仲介業者、オフィス内装工事業者と共有することが大切です。
オフィスバスターズデザインでは、お客様の移転の目的を丁寧にヒヤリングし、移転プロジェクトをスムーズに成功に導きます。物件選びからレイアウトのご相談、施工からアフターフォローまでワンストップで行っております。オフィス移転をご検討の際はお気軽にお問い合わせください。
