【豆知識・お役立ちガイド】社内イベントの企画から実行までにやるべきこととは? | オフィスプライス

【豆知識・お役立ちガイド】社内イベントの企画から実行までにやるべきこととは?

コミュニケーション

春になれば、異動などで社内環境も変わるものです。普段交流の少ない他部署の仲間と、親睦を深めるために新入社員と、「なにかしたい」と思いませんか?そんなときはイベントを企画しちゃいましょう!

社内イベントが充実している企業では、

・コミュニケーションが円滑
・離職率低下
・仕事へのモチベーションがアップ

などの効果が見込めます。

しかし、家庭がある人など、スケジュールが合わないと集まりが悪いこともしばしば。社内イベントを決行するには、綿密な計画と準備が必要なのです。

社内イベントを企画する

目的を考える

イベントを行うには、まず目的をはっきりと伝えることが必要です。仕事終わりの飲み会でも、「○○さんの悩みを聞く会」「○○さんの慰労会」「○○プロジェクトの打ち上げ」「○○課の達成会」など、何かしらの目的があるもの。参加するイベントがどんな目的で開催されるのかがわかっていれば、社内告知もやりやすいものです。

イベントの内容、スケジュール、会場を決める

イベントといっても、スポーツ大会やバーベキュー、お花見、飲み会など、内容はさまざまです。目的に合わせてなにをするのか考えましょう。

例:繁忙期明け、運動不足解消のためのフットサル
例:部署間交流、新入社員と仲良くなるためのお花見
例:売上1000万達成!表彰式とみんなにご褒美があるビンゴ大会

など、目的とイベント内容は必ずしもかみ合うものではありませんが、主催者の気持ちが伝わればOKです。

内容が決まれば、次は日時の決定と会場の予約です。休日にゆっくり時間をとるか、ランチタイムや就業後に開催するかはイベント内容によって変わってくるでしょう。イベントの主役となる人にスケジュールを合わせるか、なるべく多く参加者が集まりそうな日にするか、ある程度見切りをつけ、調整します。勤務地に近い会場を押さえるか、他拠点との中間地点にするか、桜の名所にするかを考えるのはそのあと。参加人数と会場のキャパシティがちょうど良くなるように調整します。

備品、景品を用意する

イベントを行うにあたり、会場にどのようなアメニティが用意されているか、主催者はなにを用意すべきかを整理します。いよいよ、協力者も含めて本格的に始動します。スポーツ大会やバーベキューなどのイベントでは、消毒液やウエットティッシュなど、衛生用品が必須。ドリンクなども含めて、経費精算するのか、会費を徴収するのか、持ち寄りパーティーにするのかも決めておきましょう。

社内イベントを告知する

あくまで社内のイベントなので、告知は

・社内専用ネットワーク
・メーリングリスト
・電子掲示板
・LINEグループ

などが好ましいです。

 

Twitterやブログなど、不特定多数のフォロワーに見られる可能性があるアカウントでの告知は、社内イベントでは避けましょう。イベント後の感想などはぜひこちらで!企業プロモーションに役立つかもしれません。

告知のタイミングとしては、参加者たちがスケジュールを調整しやすい日が良いです。イベントの1ヶ月前くらいに参加者を募り、1週間前に参加者へリマインドできるのがベスト。

イベント当日にすること

イベント当日は、それぞれの担当を決めて、スムーズに進行しましょう。

・時間厳守、集合場所に待機
・会場のセッティング
・参加人数と備品、景品の数を確認
・司会進行(タイムキーパー)
・片付け

イベントは企画から実行まで手間も時間もかかりますが、仕事中とは違ったスタッフの一面が見られるかもしれません。チームワーク向上にも効果的。
主催者となったあなたも、イベント中は参加者みんなと存分に楽しみましょう!

 

イベント後の達成感

いつでもだれでも
プライスレス
※備品購入費、会場費は別途
※休息も忘れずに

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