「いつでもどこでも」効率の高い業務を行うため、法人携帯の契約数も伸び続けています。
個人携帯とは契約や管理の勝手が違う法人携帯にお悩みの担当者も多いはず。
今回は約250台の法人携帯を管理する総務のご担当者に、そのコツを伺ってみました！
取材を引き受けてくださったのはこの方
管理部総務課で約250台の法人携帯を管理するＡさん
Ａさんの会社では、管理部の総務課が法人携帯の契約や管理を取り仕切っているそうです。
約250台ほどの法人携帯を契約しており、社員の約３分の２が利用しています。
法人携帯の契約について
Ｑ．法人携帯の導入の経緯を教えてください
法人携帯自体は10年ほど前から契約しています。
当時は営業など、移動が多く社内からの連絡が取りずらい職種の社員に持ってもらっていました。
今は社内にいても打ち合わせなどで離席が多い管理職の社員はほぼ利用しています。
ずっと同じ契約を続けている訳ではなく、その時々で契約の見直しをしてきました。
だいたい5年に1回くらい契約会社が変わっています。
直近では2016年頃に法人携帯を一斉にスマートフォンに入れ替える際に契約の見直しをおこない、契約会社を変更しました。
Ｑ．契約ではどのようなポイントを重視していますか？
価格・補償・機能の3点を重視しています。
やはり一番重視するのは価格ですが、補償が心もとなかったり、機種の機能が不十分で業務に支障があっては目的が果たせません。
見積りの際は大手キャリア3社に依頼をしました。
現状では格安SIMを提供しているキャリアよりも、補償の面で手厚いのと、手配の手間も少ないので大手キャリアを選択しています。
Ｑ．法人携帯をガラケーからスマホに切り替えたのはなぜですか？
働き方改革の一環で、営業マンが移動時間を有効に利用できるようスマホへの切り替えをしました。
業務効率を上げることで残業時間を減らしたいという考えです。
ガラケーではメールの確認をするのも効率が悪かったのですが、スマホにしてメール確認やLINEを利用した部下への指示出しなどが移動中にできるようになりました。
Ｑ．法人携帯はどのような料金プラン設定になっていますか？
社員の業務によって２つの料金プランを使い分けています。
1つ目は、通話は定額で使い放題、データ通信は大容量の枠をシェアするプランです。1人あたり約5GB/月ほど使えるような容量を設定しています。
2つ目は、ほぼ受信専用のプランです。データ通信も行えない代わりに費用を安く抑えています。
外出先で利用するというよりも、社内にいるけれど個別呼び出しが多い社員が利用したり、拠点のサブ回線のような役割をしたりしています。
端末はレンタルで利用しています。補償が厚く、紛失や破損の際にも適応できるようにしています。
もちろん故障の際も交換をしてもらえるので一括購入や分割購入で「所有」するよりも融通が利くと考えています。
法人携帯の管理について
Ｑ．社員に配布する前の初期のセッティングはどうされていますか？
社内で初期のセッティング（キッティング）を行っています。
MDMという管理ソフトのインストールや、電話帳の設定などがメインです。
管理で苦労すのはやはり、このキッティングに手間がかかることです。
もう１つは、スマホになってからトラブルシューティングに高いサポートレベルが必要になったことです。
ガラケーのときは通話の不具合程度でしたが、スマホになってからは以下のような問合せも社員から受けるようになりました。
「〇〇のアプリをインストールすると〇〇が使えない」
「会社のメールど同期しようとしたが、片方だけでしかメールが受信できない」
ほぼパソコンの不具合対応と同レベルのサポートが必要になりました。
そのため、スマホの機種は全社員共通にして、サポートしやすいようにしています。
Ｑ．法人携帯を利用する際にはどんなルールがありますか？
私的な利用はもちろん禁止しています。ほかにはmicroSDに情報を保存することもセキュリティの観点で禁止しています。
業務に使用するアプリについては、各部の判断に任せて使用しています。
あまり厳しく制限するよりも、業務に役立つものを見出して運用に落とし込んでもらうことを期待しています。
Ｑ．法人携帯のセキュリティ対策はどんなことをおこなっていますか？
- 初期設定でおこなうMDMの設定
- パスワードによるロック
- 紛失時の遠隔操作
など基本的なことは行っていて、随時見直しをおこなっています。
今では一般的になりましたが、法人携帯の紛失時はスマホの位置情報を検索したり、遠隔でロックをかける仕組みも総務課が行えるようにしてあります。
法人携帯の活用について
Ｑ．どのような活用方法をされていますか？
当社では、活用については総務課が取り仕切るのではなく、各部が業務内容に合わせた運用をおこなっています。
使用を推奨しているアプリなどはありませんが、LINE＠やSansanの名刺管理など現場発信で利用が浸透してきたアプリがあり、業務の効率化に役立っています。
LINE@
https://at.line.me/jp/
Sansan
https://jp.sansan.com/
Ｑ．最後に、法人携帯を運用するご担当者の方にアドバイスがありましたらお願いします
複数のキャリアに話をきいてみることをおすすめします。
各社に特色があるので、自社の課題にあったものを比較検討できるとよいでしょう。
ありがとうございました！
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