ニューノーマルな働き方を整備する選択肢の一つとして挙がるのがサテライトオフィスの設置です。テレワークが浸透しオフィスやワークスペースの見直しが行われる一方、オフィス縮小や地方都市への分散をきっかけとし、サテライトオフィスの設置を検討されている企業の方が増えています。
サテライトオフィス設置の理由はさまざまです。
「コロナ対策の一環として、オフィスを分散することで感染リスクを減らしたい」
「従業員が多く住んでいる地域で、アクセスしやすいオフィスをつくりたい」
「クライアントが集中している場所に設置し、訪問しやすいようにしたい」
「万が一の災害に備え、バックアップ体制がとれるようオフィスを確保しておきたい」
そんなサテライトオフィスのキホンをご説明します。
サテライトオフィスとは？
サテライトオフィスは本社とは別の小規模オフィスや遠隔勤務が可能な施設のことを言います。支店や営業所とどう違うのかというと、「サテライトオフィス」はテレワークの一部として働き方の観点からみた呼び名ですが、支店や営業所は事業的観点から見た呼び名で、本社とは離れた営業拠点となり、サテライトオフィスとは少し意味合いが異なります。
サテライトオフィスの種類って？
大きく分類すると専用タイプと共用タイプの２種類があります。
専用タイプ
自社専用の施設としてサテライトオフィスを利用するタイプです。本社や営業所でなくとも、業務がこなせるほか、営業活動の移動中に立ち寄って業務をすることが可能です。本社とは別の場所に設置するのは通常ですが、本社内に設置する場合もあります。
共用タイプ
専門事業者が運営している施設は基本的に共用型サテライトオフィスです。他社の方も利用されている場合があり、そこでの偶発的な出会いや、それを通じ新しいビジネスチャンスにつながる場としても利用されています。
サテライトオフィスのメリットとデメリットは？
ここでは専用タイプのメリットとデメリットを紹介します。
●働く人のニーズに応じることにより幅広い人材の確保ができる
●新しい働き方に取り組むことで、生産性向上を図ることができる
●地震や災害発生などの緊急時にもBCP対策として役立つ
●1つのオフィスに集約されていないため、コミュニケーションロスが起こる
●拠点を増やすことで、ハードおよびソフトにおけるセキュリティ面の不安が生じる
●社員個人のマネジメント能力が問われる
コミュニケーションのロスを防ぐために、ICTコミュニケーションツールやチャットツールでカバー、セキュリティ面の不安は入退出セキュリティの設置やセキュリティソフトの活用で取り除くことができます。
レイアウトはどうすればいいの？
サテライトオフィス設置の目的や働き方により、必要なオフィス機能をレイアウトします。
その一例をご紹介します。
▼活動拠点として活用したい
フリーアドレスデスクを活用し、気軽に立ち寄れるワークスペースを
▼社員のコラボレーション重視したい
思い立ったら集まれるコミュニケーションスペースを
▼個人が集中できる場所をつくりたい
コンセントレーションを深められる集中ブースを
本社や営業所と違い、内装についてはあまりこだわらず、受付エントランスや応接室についても来客が見込まれる場合は設置する必要がありますが、ない場合は設置しないケースもあります。
まとめ
サテライトオフィスの設置はその目的を明確にすることで、おのずとオフィスの姿が見えてきます。
まるで本社や営業所にいるかのように働けるよう、オフィス環境および通信ネットワークが整備されていることが重要になり、快適に過ごせるオフィス作りがポイントです。それにともない、オフィス家具は中古で十分とお考えの企業様も多く、新品価格の30％ほどのJOIFA（日本オフィス家具協会）認定の中古家具が好評です。
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