理想のオフィスを実現したい！そんな願いを叶えてくれるオフィス内装。
そこで必要となるのが内装業者選びです。オフィス移転や事務所改装など、利用機会がめったにないため、選び方が難しいところではないでしょうか。
ここでは内装業者をどのように選べば理想のオフィスが実現できるのか、選定中にチェックしておきたいポイントをご紹介します。
業者選定のスケジュール
まずは全体のスケジュールを把握します。
例えば、これからオフィスの移転を考えていて、希望の移転日までにオフィス内装工事を終わらせたいとすれば、施工を完了させたい日の3ヶ月前には内装業者を決定しておきたいところです。
スケジュール例として、5月末に移転を行い、6月から新オフィスで業務開始をしたいのであれば、1月ごろから業者へ問い合わせを入れましょう。翌月の2月中には業者選定を完了しておくと良いでしょう。
内装の工事期間は1ヶ月～1ヶ月半かかります。それ以前の2ヶ月ほどオフィスプランニングの打ち合わせ期間が取れると、内装デザインや見積内容にじっくりと時間をかけて比較や検討することができます。
一方、注意したいのが、移転日までに時間がない場合です。
検討期間が短いうえに打ち合わせの後半、詰めの部分がどうしても駆け足になってしまいがち。そうなるとイメージの相違から、思っていた仕上がりにならなかった。。なんてことが起きてしまうことも考えられますので、なるべく余裕を持ったスケジュールを組むことをお勧めします。
オフィス内装業者の種類
オフィス内装業者といっても、それぞれに得意分野があり、対応範囲が異なる場合も多くあります。業者の例とチェックすべきポイントをご紹介します。
| 業者の種類 | 設計事務所 | 内装業者 | 通信設備業者 | 引っ越し業者 |
|---|---|---|---|---|
| 得意分野 | 図面製作 | 内装工事 | 通信設備工事 | 引っ越し作業 |
| チェック ポイント |
内装工事手配や業者の取り纏めはしてくれる？ | 図面の作成や内装材の提案はしてくれる？ | 電話/LAN/電源/セキュリティなどすべてを網羅している？ | 不要品の廃棄はしてくれる？ |
それぞれの得意分野を専門業者に依頼することは可能です。
しかしその場合は、見積の取り纏めや移転スケジュール全体の管理をお客様自身で行うことになり、負担が大きいという側面があります。
日常の業務も並行しながらの移転プロジェクトですので、なるべく負担は軽減したい！という方に知ってほしい業者選び方を次の項目で説明します。
オフィス内装業者の選び方3選
ワンストップサービスの業者を選ぼう
オフィス移転をワンストップで請け負う業者とタッグを組めば、プロジェクトマネージャー（PM）がレイアウト図面の作成から内装デザイン提案、各種工事手配、移転完了日までの工程段取り、ビル管理会社とのやり取りまですべて対応してくれます。
内装や設備だけが専門のような各専門業者との打ち合わせが不要で、プロジェクトマネージャーとの定期的な打ち合わせのみで、ほぼ全ての工程を進められることが負担軽減の理由です。言ってしまえば「丸投げ」です。
注意点としては、移転のワンストップサービスと記載の業者でも、実は対応範囲外の項目には触れられていない場合があるということです。
よくあるケースとしては、不要品の廃棄処分は対応できない業者です。さらに買取まで可能な業者となるとそれほど多くないかもしれません。
業者選定時に必要なサービスを提供しているか対応範囲をしっかり確認しましょう。
優先したい条件で選ぼう
日々の業務と同じように、移転プロジェクトも優先順位を明確にすることが大切です。
コスト重視で移転をしたいのに、デザイン重視の業者へ問い合わせをした結果、驚きの費用提示があった、、、というケースはよく耳にします。逆もしかり。
デザイン重視であるのに、コスト削減が得意な業者へ問い合わせをした結果、イメージとはかけ離れた提案が上がってきた、、、なんてことも。
せっかくの打ち合わせ期間を無駄な時間にはしたくはないですよね。
上記の例のようにワンストップサービス対応の業者でも、得意・不得意分野がありますので、事前に目的と優先順位を決め、それに見合った業者へ問い合わせをするのが良いでしょう。
過去の施工事例で選ぼう
事前に問い合わせをする業者のホームページをチェックしてみましょう。
内装デザインを行う業者であれば、過去の施工事例の掲載があるはずです。
希望の内装デザインは目には見えないものです。ぼんやりとしたイメージのままよりも「こんなイメージ」というものがあった方が、業者との打ち合わせの際、認識の相違が出づらくなります。
また、その業者が過去にどのようなデザインを手掛けてきたかを知ることで、希望のグレードに合った業者選択ができ、問い合わせしてみたけれどグレードや予算がまったく擦りあわなかった、、ということが無くなると思います。ぜひホームページで過去の事例を確認しましょう。
業者選定のチェックポイント
業者選定では複数のオフィス内装業者へ問い合わせを入れます。いわゆる相見積もりを取り、価格やレイアウトプランの比較を行うのが通常です。チェックすべき業者の行動についてお教えします。
プロジェクトマネージャーの対応力や誠実さ
オフィス内装業者を決定すると、そこから施工完了までの長い期間、何度もやり取りを行うことになります。その中でとても重要になるのが、プロジェクトマネージャーや担当営業の対応力です。
それは『電話やメールのレスポンスのスピード』や『問い合わせに対しての回答が適切にされたかどうか』など、業者選定の期間でも感じ取れることがあるはずです。
もし対応に不安を感じるようなら、その業者への依頼はやめておいたほうがよいでしょう。
誠実で頼りになるプロジェクトマネージャーを味方につけることが、オフィス移転プロジェクト成功のカギといえるかもしれません。
レイアウト図面や見積りなど提示資料の正しさ
『打ち合わせの内容がちゃんと反映されているか』『依頼内容に相違が無いか』など、レイアウト図面や見積書などの提示資料は細かくチェックしてください。これらにミスが多いようでは、その後の工事期間中において思わぬトラブルが起きかねません。
事前の依頼内容と提示資料をよく照らし合わせ、打ち合わせ段階で不明点はすべて解決し、精度の高い資料を完成させましょう。
また『希望の予算に沿った内容になっているか』も重要なポイントです。予算をかける項目、かけない項目、グレードが高すぎないか、低すぎないか、随時プロジェクトマネージャーに確認しましょう。
内装工事やオフィス家具には幅広い商材があるので、提示された資料を鵜吞みにせず、その業者の提案力を見極めましょう。
まとめ
大きな金額が動くオフィス内装工事。業者選定段階で失敗があると、スケジュールやオフィスの仕上がりに大きな影響が出てしまいます。
理想のオフィスを実現させるため、業者選定ポイントを参考にして頂ければと思います。
