例文集つきよ！オフィス移転案内の書き方をお話するわ

みなさんごきげんよう。

わたくしREIKOがお届けする、オフィス豆知識のお時間よ。
ドライアイで瞳にうるおいが足りなくても、健気に頑張るわよ。

わたくしも目が回りそう・・・。でもどれも大切なことだから、しっかり行わないとね。

数あるタスクの中から、今回は「移転のお知らせ」を送ることについてお話するわね。

あなたのお家を引っ越すときにも、ご親戚や親しいご友人に引越した事を知らせるでしょう？それと同じことなの。特に、企業の場合は重要な書類のやり取りもあるから、きちんとお知らせしなくてはダメよ。新住所や電話番号が伝わっていなくて、送ったはずの郵便が戻ってきてしまう、連絡が取れないなんて、先方にも迷惑を書けてしまう可能性が大きいから注意して差し上げてね。

お客様や取引先へオフィス（事務所）移転の案内を出すこともとても重要になってくるの。企業がオフィスを移転する際に、住所や電話番号が変わったことを取引先にお知らせするためのビジネス文書のひとつよ、大人のマナーね。

今回はオフィス（事務所）移転の案内について詳しく説明して差し上げますわ。

参考になさってみてね。

案内を送るタイミングはいつかしら？

先方が案内を受け取るのが、移転の1ヶ月前から遅くとも2週間前になるよう、余裕をもって送って差し上げるのがベストな対応ね。

ハガキや封書などの手紙を送る場合は、メールと違っていくつか準備があってよ。

送付先のリストづくり、文章や印刷デザイン、印刷期間、このあたりも含め2～3ヶ月前には準備を始めると安心ね。リストづくりも部署多いと連携が必要だったり時間がかかることもあるわ。近くなってからだと、準備が慌ただしくなってリストの抜け漏れが起こる可能性も高くなるわ。
ミスがあっては恥ずかしくてよ。このくらいビシッと決めたいわね。

印刷をお願いするところは決まっていて？もしかすると、そこから探す必要があるかもしれないわ。一度、総務の担当者にも相談すると安心ね。印刷期間を短縮することはできないから、いつまでにデータを渡せば発送日に間に合うか、そのあたりの確認も大切ね。早めに準備を済ませてしまいましょう！

取引先への案内の到着が遅すぎては大変！

「知らせることができればいい」という甘い考えを持ってはだめよ？仮に、あなたには些細なことでも、先方にとっては大事なお知らせということもお忘れにならないでね。

請求書などの郵送物の行き違いトラブルが起きたり、取引先の基幹システムの情報変更が急を要したり、先方へ迷惑がかかってしまう原因になってしまっては申し訳ないわ。手間を増やすなんてナンセンスよ！余裕をもって連絡できれば印象もいいし先方側の対応もスムーズになるわ。必ず、余裕をもって送って差し上げてね。

そうはいっても、あなたにだってどうしようもない事情があるかもしれないわ。
もし、お知らせの送付が移転日に差し迫ってしまう場合には、メールでの挨拶もあわせて行うのがベストね。ちょっとした心遣いが大切よ。

どんな方法で案内を送るといいかしら？

オフィス（事務所）移転の案内はハガキや封書などの手紙、FAX、メールなどの方法があることはご存知ね？

最近では手軽に送れるメールでの案内も増えているのよ。会社によって様々だけれど、親しいおつきあいの取引先には手紙でお知らせする、総務や経理担当など実務担当者にはメールやFAXで送るなどと、先方の都合を考慮して送って差し上げることも大切になるわ。

もし、会社のホームページをお持ちなら「移転のお知らせ」を掲載することもお忘れにならないで。
ホームページの担当者に内容を伝えて掲載の相談をすれば大丈夫よ。

ただ、お知らせを載せずに住所などを変更するのは良くないわ。突然住所が変わっていては混乱してよ。「あら？この間までは別の住所のはずだったのに、何かあったのかしら・・・、間違いなの？お知らせに書けない事情がおありなの？どうしましょう！確認したほうが良いかしら？」

企業によっては、更新履歴やお知らせに一文載せたり、手紙などで送るのと同じ内容の文章を載せるところもあるわ。ご相談なさってみてね。

会社ホームページの「移転のお知らせ」に合わせて、移転後には、社員のメール署名に「移転しました」と入れてもらう形の周知も効果的よ。移転日がいつだったか書いておくのも分かりやすくていいと思うわ。

移転案内の例文（手紙、メール、FAX）はこうするの

ここでは移転案内の例文をご紹介していくわね。張り切っていくわよ！

案内状はあくまでもビジネス文章よ、文章は丁寧でわかりやすく、簡潔に書くことがポイントなの。
もし、色々伝えたいことがあったとしても、それは別の手紙やメールで送って差し上げてね。

さて、案内状で押さえておくべきポイントは「文章が大きく３つで構成されている」ことよ。

下記がそのポイントね。

・時候のあいさつ（冒頭文）
季節に合わせて、立秋の候・春爛漫の折から・新緑が目にしみてなど、季節を感じさせる一文に続けて、相手への気遣いとお付き合いのお礼を述べる部分のことね。

・移転の事実と所信表明
いつ移転するのか、移転後どのような気持ちで仕事をしていくのかなどを述べる文部分のことね。
ここでは、まだ移転先の住所詳細までは書かなくて大丈夫よ。

・移転の詳細
最後の、新住所、連絡先を記載する部分ね。簡潔に記載するだけで大丈夫。
いつから新しいオフィスでの営業が始まるのか改めて書いておいても親切ね。

なんとなく、構成をつかめたかしら？

およそ各項目は決まっているものだから、ポイントを押さえれば身構えなくても大丈夫よ。
それでは「手紙、ハガキの場合」「メールの場合」「FAXの場合」を送付方法ごとに紹介していくわね。構成を思い出しながらお読みになってみてね。

例文：手紙、ハガキで送る場合はこう書くわ

ここでは、秋頃に移転のお知らせを出した場合だから「立秋の候」と書き始めているの。

季節が違えばここも変わるから注意が必要ね。気になる場合は「時候のあいさつ」でお調べになってみてね。

手紙をしたためた日を「令和◯年◯月　吉日」と書くのは、縁起を担いでいる意味もあるのだけれど、書いた日付を明確にしない為という使い方が多いかしら。

本当なら、○月○日ときちんと書きたいけれど、手紙を印刷手配してから先方の手元に届くまでには時間がかかる場合もあるから、本当に書いた日付とは違ってしまうでしょう？あまり差があると相手に失礼になってしまうこともあるから、「○月の良き日に」という意味を込めて日付をぼやかしてこの様に書くのね。

「○月○日　吉日」と書いてしまったら”○日”と”吉日”で日付が2重になって恥ずかしくてよ！お間違いにならないでね。

例文：メールで送る場合はこう書くわ

メールで送る場合は、手紙の場合よりもシンプルに手紙と違って季節の挨拶などは書かず、硬すぎない文章でお書きになって。ただし、メールでの簡単なご挨拶という形だから「略儀ながら」と一言添えて差し上げてね。

メールのタイトルに「事務所移転のお知らせ」と記載があれば先方にも分かりやすく、良ろしくてよ。

例文：FAXで送る場合はこう書くわ

基本は手紙のときと同じ流れで書けば大丈夫よ。

FAXで送付するときの注意点は、画質ね。画質が悪いと受信側で文字が潰れてしまうということもあるわ。画質など調整ができるFAXや複合機の場合は、きれいな画質で送れる様に調整して差し上げられると、なお良いのではないかと思うわ。参考になさってみてね。

オフィス移転までにはやるべきことがたくさんるわ、バタバタする時期に行うオフィス（事務所）移転の案内だけれど、お客様や取引先とも関わる部分でもあるの、お互いがスムーズに進められるように余裕をもって進めましょう。

例文付きでお話したけれどいかがだったかしら。
あなた、お疲れになってはいない？
少しでも、あなたのお役に立てていたら嬉しいわ！

では、わたくしはこれで失礼するわね。次にお会いする時まで。

ごきげんよう。