オフィス移転はどのような時にするべきなのでしょうか？
不動産の契約期間切れなどの必要にかられて仕方なく、というケースも多いのですが、働きやすさやコストを検討し、よりよいビジネスの形を目指すという積極的な理由で移転をすることもあります。ここでは、オフィス移転の理由を3つ紹介いたします。
理由1「企業規模の拡大や縮小のため」
ビジネスの成長に伴って事業や組織の規模が拡大し、現状のオフィスに社員やオフィス家具、物品が収まらなくなる。これはオフィス移転をするべき大きな理由です。社員に窮屈な思いをさせると不満が溜まり、モチベーションや業務効率が下がることにつながります。そうなる前に、事業の今後の拡大も見すえてオフィス移転の計画を立てることが大切です。
新しいオフィスを検討する際には、広さの見積りはとても重要です。必要なデスクの数や会議スペースの数など、各部署の社員にニーズを広くヒアリングしましょう。そして、移転先のオフィスに何が求められているかを具体的に把握したうえで物件選びをすることが大切です。さらに、オフィス移転は、現状のオフィスの問題点を解決できる絶好の機会です。現在のオフィスの良いところはそのまま取り入れつつ、改善点は検討するようにしましょう。
逆に、リモートワークの増加や事業縮小のため、オフィスの縮小移転をするケースも近年では増えています。狭いオフィスは坪単価も手頃な傾向があるので、経費削減には有効です。オフィスの縮小では、社員のモチベーションを保つため、前向きな理由を見出してオフィス移転を考えることが大切です。「規模は小さくても、社員同士のコミュニケーションを活発にできるオフィスにする」とか、「オフィスデザインを導入し、コンパクトでもカッコいい、無駄のないオフィスにする」などプラスの付加価値をつけることで、社員の方々のモチベーションや気持ちのよりどころとなります。
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理由2「立地改善のため」
オフィスをどこに構えるかを考えるとき、オフィス賃料を安く抑え、経費の削減をすることは経営上で大切です。しかし、安さだけを優先して、「立地が良くない」ところにオフィスを構えてしまうと、かえって経営に悪影響を及ぼしてしまうことがあります。
例えば、外回りが多い仕事の場合、取引先や営業エリアから遠い立地では、交通費もかさむ上、移動に時間を費やすようになり、業務効率が悪くなってしまいます。これでは、業績にも良い効果が生まれません。このようなケースでは、取引先が多いエリアにできるだけ近い立地や、営業エリアにアクセスの良い立地を選ぶことが大切です。
逆に、外に出ることが少ないような業種であれば、郊外にオフィスを構えるのもいいでしょう。オフィス賃料の安い郊外で、少し広めの福利厚生が充実したオフィスをつくることで、労働環境を改善することができます。
立地というと、交通の便に目が行きがちですが、オフィスの周囲にコンビニやランチができる飲食店など、生活インフラが充実しているかという点も大切な要素です。
理由3「オフィスに対する従業員満足度向上や人材確保のため」
従業員の満足度が低い、社員の離職率が高い、人材が集まりにくいという場合、オフィス移転でオフィス環境を改善するというのも、移転の大きな理由の一つです。そうすることで、問題が解決することもあります。
働く人であれば居心地の良い空間で仕事がしたいと思うのは当然のこと。オフィスは明るい空間になっているか、リフレッシュスペースや休憩スペースなどの息抜きができる場所があるかなど、現状のオフィスの快適さをチェックしてみましょう。トイレや給湯室、共有部分の清潔感や機能性は、女性社員の働きやすさや定着度にも関係しています。女性目線でも確認してもらいましょう。
多くの社員にとっての働きやすさを改善し、オフィスの充実度を向上させていくことが、従業員満足度を上げ、良い人材の確保や定着につながり、組織全体に良い影響をもたらします。
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