やるべきことをリストアップ
オフィス移転には数多くの作業が伴いますので、まずやるべきことをリストアップするのが重要です。リストアップができたらプロジェクトチームを作って、それぞれ分担し、手続きをするようにするとスムーズです。
例えば、移転先オフィスのレイアウトはもう決まっていますか？新しいオフィス家具や什器、および備品、 OA機器などなど、購入は予定していますか？ダンボールやガムテープなどの梱包資材はどれくらい準備できているでしょうか。荷物にあった数を確保できているでしょうか？新しいオフィスの内装工事は、どの業者に依頼するか決めていますか？使用中のパソコンデータのバックアップはできていますか？冷蔵庫などを運搬する際は、事前に水抜きが必要ですのでご注意を。
その他にも、法務上の手続き、ガスや水道、電気などを契約している会社への連絡、電話回線やインターネットのプロバイダーの解約や移転手続き、リース会社、保険会社への連絡なども忘れずに行いたいところ。
移転先の新しい住所を、取引先などへ連絡することは必須です。
信頼できる引越し業者への依頼
オフィス移転の引っ越し作業は、従業員自身で行うのではなく、専門知識のある業者へ依頼した方がかなり楽ですし、従業員が思いがけない事故に巻き込まれるなどの心配もありません。
専門的な知識とは、デスクやロッカーなどの大型家具を運びだす運搬の知識、 パソコンやコピー機などの壊れやすい精密機器を搬送する知識、インターネットの構築など新しいオフィスでのインフラ整備にも対応できる知識などのことです。
さらに、会社法という法律に則り、オフィスの移転を依頼された業者は備品の数を正確に把握。精密機器を適切に搬送する約束をします。
企業情報の漏洩が起こらないようコンプライアンスの尊守も徹底されています。
従業員で頑張るよりもこのように専門知識があり信頼できる引越し業者に依頼する方が良い理由です。
荷造りは必ず、前日までに！
オフィス移転の担当者だけが引っ越し作業に追われてしまうと負担が大きくなりますので、従業員みんなで荷造りや梱包などを手伝うことが大切です。
業務に支障のない範囲で作業をしてもらいましょう。様々な部署から人員を選出し、オフィス移転に携わるチームを作るようにするとより結束して行動できます。
荷造りは引っ越しの一週間前を目処に始めると余裕が持て、引っ越しの前日までには完全に済ませるようにしましょう。荷物の量を確認するため、持ち込まずに捨てるものや、新しいオフィスに持ち込むものなどをリストアップします。備品などを入れるダンボールにラベルを貼れば中に何が入っているか分かって便利です。
電子機器の離線は引越し業者の担当外になりますので、オフィス移転の前日にはしっかりとパソコンのバックアップを取ってからケーブルを外してください。
