【豆知識・お役立ちガイド】全部で10か所も!スムーズなオフィス移転は必要な行政手続き把握から! | オフィスプライス

【豆知識・お役立ちガイド】全部で10か所も!スムーズなオフィス移転は必要な行政手続き把握から!

引っ越し・移転

オフィス移転、事務所移転を行うときに、まず考えるのは、移転先の選定やオフィスの内装、エントランスのデザインなど目に見える部分です。
これから新たな気持で業務に励めるように、働きやすいオフィスを作りたいものです。

 

しかし、その影で移転には欠かせない大事な手続きがあります。


住宅の引越しでも郵便局に転居届を出すなど手続きを行いますが、企業の場合は法務局や税務署、消防署など手続きをする先が色々あります。
いつまでに、どこに対して、何を届け出るのか、オフィスの移転経験者でもスムーズに行かない場合があります。

 

そこで今回は、「いつまでに、どこに対して、何を届け出るのか」オフィス移転に必要な行政手続きを手続きを行う場所ごとにまとめました。

 

■01■社会保険事務所(年金事務所)

移転先が管轄地域内か管轄地域外かで手続きが異なりますので、
移転後のオフィスがどちらなのかを必ず確認しておきましょう。

[手続き内容] 適⽤事業所所在地・名称変更(訂正)届
[窓口] 移転前社会保険事務所
[提出期限] 5日以内

 

■02■法務局(登記所)

届出を行うのは移転前の管轄法務局なので注意が必要です。
また、申請書は株式会社・有限会社・合同会社、管轄地域の内と外のどちらに移転するかなど細かく分かれていますので、こちらも注意しましょう。

①本店移転の場合
[手続き内容] 本店移転登記申請書
[窓口] 移転前社会保険事務所商業法人係
[添付書類] 取締役会議事録、または、株主総会議事録
[備考] 定款の変更、同一類似商号の調査、商号の仮登録
[提出期限] 移転日から2週間以内

②支店移転の場合
[手続き内容] 支店移転登記申請書
[窓口] 移転前所轄登記所商業法人係
[添付書類] 取締役会議事録
[備考] まず本店所在地で登録し、その御支店所在地で登記、同一・類似商号の調査
[提出期限] (本店所在地)移転日から2週間以内 (支店所在地)移転日から3週間以内

 

■03■税務署

手続きには登記簿謄本が必要になりますので、忘れず事前に準備しましょう。

①納税に関すること
[手続き内容] 事業年度、納税地、その他の変更移動届出書
[窓口] 移転後・移転前納税地所轄税務署
[添付書類] 移転手続き完了後の登記簿謄本
[提出期限] 異動後遅滞なく

②給与払事業所に関すること
[手続き内容] 給与支払い事業所等を開発・移転・廃止届出書
[窓口] 移転後・移転前納税地所轄税務署
[添付書類] 登記簿謄本または登記を要する事項にあっては、変更の事実を証明できる書類の写し
[提出期限] 移転日から1ヶ月以内

 

■04■都道府県税事務所

手続きには登記簿謄本が必要になりますので、忘れず事前に準備しましょう。

[手続き内容] 事業開始等申告書
[窓口] 移転前税務事務所
[添付書類] 登記簿謄本
[提出期限] 事業開始等の日から15日以内

■05■公共職業安定所

[手続き内容] 事業主事業所各種変更届
[窓口] 移転後所轄税務署適用係
[提出期限] 変更のあった日から10日以内

■06■労働基準監督署

手続きが多いので内容の混同など内容に注意して進めましょう。

①労働保険については「同一管轄内」「同一県内での管轄外」の場合で窓口が異なるため手続前に確認しておきましょう。

①労働保険-01
[手続き内容] 労働保険名称・所在地等変更届
[窓口01] 同一管轄内での移転の場合、その所轄監督署
[窓口02] 同一県内での管轄外への移転の場合、移転後所轄監督署
[提出期限] 速やかに

①労働保険-02
[手続き内容] 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書
[窓口01] 同一管轄内での移転の場合、その所轄監督署
[窓口02] 同一県内での管轄外への移転の場合、移転後所轄監督署
[提出期限] 移転後保険関係が成立の日から50日以内

①労働保険-03
[手続き内容] 労働保険関係成立所
[窓口01] 同一管轄内での移転の場合、その所轄監督署
[窓口02] 同一県内での管轄外への移転の場合、移転後所轄監督署
[提出期限] 移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以

②労働基準法に関するもの
[手続き内容] 適用事業報告(様式23号の2)、その他就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する届出書
[窓口] 移転後所轄監督署へ新規として提出
[提出期限] 移転後遅滞なく

③安全衛生法に関するもの
[手続き内容01] 安全管理者選任報告(様式第3号)
[手続き内容02] 衛生管理者選任報告(様式第4号)
[手続き内容03] 産業医選任報告(書式第4号)
[窓口] 移転後所轄監督署へ新規として提出
[提出期限] 移転後遅滞なく

■07■警察署

社用車などの車を所持している場合に必要な手続きです。移転前と移転後で駐車場が変わる場合、注意しましょう。

[手続き内容] 車庫証明
[窓口] 移転後所轄警察署
[提出期限] 速やかに

 

■08■郵便局

移転届は最寄りの郵便局で入手できます。移転先で近くの郵便局を探しておくと良いですね。また「転居届提出者氏名」欄には、代表者の氏名を記入し押印する必要があるので注意しましょう。

[手続き内容] 転居届
[窓口] 移転前受持ち郵便局
[提出期限] 転居判明後、速やかに

 

■09■消防署

防火対象物の防火上の管理を行う一定の資格を有した人を選出し、届け出を行います。
防火管理者証をお持ちの場合は持参するのも忘れないようにしましょう。

[手続き内容] 防火管理者選任届
[窓口] 移転後所轄消防署予防課
[提出期限] 遅滞なく

 

■10■電話局

電話回線の移設は移転前に申し込み可能です。移転スケジュールが確定したら、速やかに申し込みしておくと安心です。既存契約の移設にだけでなく、新規申し込み、電話撤去依頼など、すべて連絡が必要になりますので注意しましょう。

 

[手続き内容01] 電話架設申込み(既契約の電話の移設)
[手続き内容02] 電話架設申込み(新規申込み)
[手続き内容03] 旧ビルの電話撤去依頼
[窓口] 116番
[提出期限] 移転日が確定したら速やかに
[備考] 電話移転(番号変更)の案内の申し込み ※NTT以外の電話への連絡も忘れずに

 


改めて文字にすると、手続きの多さを実感します。

しかし、するべきことを把握しておけばスケジュール調整もでき安心です。

 

窓口で手続きする際には、新住所を記載したり押印をしたり、社員であることを証明するものが必要であったりします。
2度手間、3度手間にならないよう、しっかり準備をして手続きに望みましょう。

不明点などは事前に関係官庁の窓口に確認することも忘れずに!