【豆知識・お役立ちガイド】例文集つきよ!オフィス移転案内の書き方をお話するわ | オフィスプライス

【豆知識・お役立ちガイド】例文集つきよ!オフィス移転案内の書き方をお話するわ

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みなさんごきげんよう。

わたくしREIKOがお届けする、オフィス豆知識のお時間よ。
ドライアイで瞳にうるおいが足りなくても、健気に頑張るわよ。

 

オフィスが移転することになって「移転のお知らせ」の案内状をどうしましょうってお悩みではないかしら?

オフィス移転におけるタスクは、日々の業務に加えて、手続きや準備に始まり、官公庁への届出、名刺の刷り直しなど多岐に渡るもの。

一口に”移転”と言っても、しなければならないタスクは沢山あるのをご存知?

わたくしも目が回りそう・・・。でもどれも大切なことだから、しっかり行わないとね。

数あるタスクの中から、今回は「移転のお知らせ」を送ることについてお話するわね。

あなたのお家を引っ越すときにも、ご親戚や親しいご友人に引越した事を知らせるでしょう?それと同じことなの。特に、企業の場合は重要な書類のやり取りもあるから、きちんとお知らせしなくてはダメよ。新住所や電話番号が伝わっていなくて、送ったはずの郵便が戻ってきてしまう、連絡が取れないなんて、先方にも迷惑を書けてしまう可能性が大きいから注意して差し上げてね。

お客様や取引先へオフィス(事務所)移転の案内を出すこともとても重要になってくるの。企業がオフィスを移転する際に、住所や電話番号が変わったことを取引先にお知らせするためのビジネス文書のひとつよ、大人のマナーね。

今回はオフィス(事務所)移転の案内について詳しく説明して差し上げますわ。

参考になさってみてね。

案内を送るタイミングはいつかしら?

先方が案内を受け取るのが、移転の1ヶ月前から遅くとも2週間前になるよう、余裕をもって送って差し上げるのがベストな対応ね。

 

ハガキや封書などの手紙を送る場合は、メールと違っていくつか準備があってよ。

送付先のリストづくり、文章や印刷デザイン、印刷期間、このあたりも含め2~3ヶ月前には準備を始めると安心ね。リストづくりも部署多いと連携が必要だったり時間がかかることもあるわ。近くなってからだと、準備が慌ただしくなってリストの抜け漏れが起こる可能性も高くなるわ。
ミスがあっては恥ずかしくてよ。このくらいビシッと決めたいわね。

印刷をお願いするところは決まっていて?もしかすると、そこから探す必要があるかもしれないわ。一度、総務の担当者にも相談すると安心ね。印刷期間を短縮することはできないから、いつまでにデータを渡せば発送日に間に合うか、そのあたりの確認も大切ね。早めに準備を済ませてしまいましょう!

 

取引先への案内の到着が遅すぎては大変!

「知らせることができればいい」という甘い考えを持ってはだめよ?仮に、あなたには些細なことでも、先方にとっては大事なお知らせということもお忘れにならないでね。

請求書などの郵送物の行き違いトラブルが起きたり、取引先の基幹システムの情報変更が急を要したり、先方へ迷惑がかかってしまう原因になってしまっては申し訳ないわ。手間を増やすなんてナンセンスよ!余裕をもって連絡できれば印象もいいし先方側の対応もスムーズになるわ。必ず、余裕をもって送って差し上げてね。

 

そうはいっても、あなたにだってどうしようもない事情があるかもしれないわ。
もし、お知らせの送付が移転日に差し迫ってしまう場合には、メールでの挨拶もあわせて行うのがベストね。ちょっとした心遣いが大切よ。

 

どんな方法で案内を送るといいかしら?

オフィス(事務所)移転の案内はハガキや封書などの手紙、FAX、メールなどの方法があることはご存知ね?

最近では手軽に送れるメールでの案内も増えているのよ。会社によって様々だけれど、親しいおつきあいの取引先には手紙でお知らせする、総務や経理担当など実務担当者にはメールやFAXで送るなどと、先方の都合を考慮して送って差し上げることも大切になるわ。

 

もし、会社のホームページをお持ちなら「移転のお知らせ」を掲載することもお忘れにならないで。
ホームページの担当者に内容を伝えて掲載の相談をすれば大丈夫よ。

ただ、お知らせを載せずに住所などを変更するのは良くないわ。突然住所が変わっていては混乱してよ。「あら?この間までは別の住所のはずだったのに、何かあったのかしら・・・、間違いなの?お知らせに書けない事情がおありなの?どうしましょう!確認したほうが良いかしら?」

企業によっては、更新履歴やお知らせに一文載せたり、手紙などで送るのと同じ内容の文章を載せるところもあるわ。ご相談なさってみてね。

 

会社ホームページの「移転のお知らせ」に合わせて、移転後には、社員のメール署名に「移転しました」と入れてもらう形の周知も効果的よ。移転日がいつだったか書いておくのも分かりやすくていいと思うわ。

 

2ページ目>>>「移転案内の例文集」をまとめてみたわ。参考になさってみてね。